Autoriteit Consument & Markt (ACM) onderdeel van het Ministerie van Economische Zaken is een onafhankelijke publieke toezichthouder belast met het toezicht op de mededinging, de telecommunicatie en het consumentenrecht. Denk hierbij aan opsporen en beboeten van kartels, het nemen van besluiten over fusies en overnames in energie, telecom, post en vervoerszaken.
Zoektocht naar één geschikte partij
Na een uitvoerige selectieprocedure waarbij ACM via een Europese Aanbesteding op zoek was naar één geschikte marktpartij voor de levering, installatie, inrichting, onderhoud en ondersteuning van standaardprogrammatuur voor archief – en relatiebeheer, workflow met termijn bewaking, documentcreatie en het leveren van management- en sturingsinformatie, heeft de gunning aan Doclogic plaatsgevonden.
Vijf basis vereisten voor case management
ACM wilde zonder maatwerk en zuiver op basis van standaardprogrammatuur voldoen aan een vijftal basisvereisten voor gestructureerd Case Management namelijk:
- Eenvoudige dossiervorming: per zaak dient een dossier aangemaakt en gearchiveerd te kunnen worden zodat direct inzichtelijk is welke documenten bij de zaak horen en welke stappen zijn genomen;
- Overzichtelijk relatiebeheer: relaties dienen eenduidig en koppelbaar te zijn zodat het verband tussen verschillende zaken en genoemde relaties zichtbaar worden;
- Transparante procesinformatie: per zaak en over het geheel dienen de gedane en nog te nemen processtappen, termijnbewaking en de workflow inzichtelijk te zijn;
- Professionele correspondentie: document output dient plaats te vinden op basis van centrale huisstijlsjablonen voor eenduidige communicatie met digitale ondertekening.
- Grafische management informatie: duidelijke status van onderhanden cases, te verwachten vervolg processtappen en monitoring van de doorlooptijden
Robuuste oplossing
Om passend aan bovenstaande randvoorwaarden te voldoen levert Doclogic naast Case Management Systeem Decos JOIN ook Xental (huisstijlbewaking en sjablonenbeheer) en QlikSense (grafische management rapportages). ACM beschikt hiermee over een robuuste oplossing voor dynamisch case management in het speelveld rondom mededinging, regulering en consumentenbescherming.
Livegang eerste en tweede fase
Na maanden van voorbereiding, inrichten en conversies draaien zijn begin mei de lichten op groen gegaan voor de Directie Consumenten en DIV in combinatie met Xential. Eind mei is de afdeling Juridische Zaken via een kick-off sessie live gegaan met het Case Management systeem. De Directie Mededinging staat gepland voor na het zomer reces.
