Digitaal Samenwerken

DIRECT SUPPORT

Goede informatievoorziening is voor vele organisaties de basis voor een passende uitvoering van de bedrijfsprocessen. De geautomatiseerde steekproef toepassing is gebaseerd op een door Doclogic zelf ontwikkelde softwarecomponent die steekproefsgewijs geautomatiseerde kwaliteitscontrole uitvoert op registraties in Decos JOIN.

Via een automatische steekproef van diverse registraties in JOIN Zaak & Document, wordt de kwaliteit van de registraties beoordeeld. Waarna deze snel kan worden aangepast en verbeterd. Doorlooptijden worden zo tot een minimum beperkt, waar normaliter een handmatig arbeidsintensief en onnodig tijdrovend proces aan vooraf gaat. 

Doclogic Steekproevenmodule

WERKWIJZE STEEKPROEVEN TOEPASSING

De steekproefoplossing genereert elke week én maand e-mail overzichten met een willekeurig gegenereerde selectie van klikbare Decos JOIN registraties die door een medewerker worden gebruikt om steekproefsgewijs kwaliteitscontrole uit te voeren op registraties in Decos JOIN.

De JOIN steekproefmodule is een tool, die op basis van een van tevoren bepaald percentage, dat zelfstandig is te configureren, willekeurig een aantal registraties uit een of meerdere geselecteerde documentencollecties selecteert. Vervolgens worden de registraties aan een medewerker aangeboden in een e-mail. Deze e-mail bevat een lijst met aanklikbare registraties en een CSV-bestand.

Artikel 16 Archiefregeling: Kwaliteitssysteem

Met het gebruik van de steekproefmodule voldoet een organisatie tevens aan geldende wet- en regelgeving. Artikel 16 van de Archiefregeling in het bijzonder. Artikel 16 luidt als volgt: "De zorgdrager zorgt ervoor dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem."  Bron: Overheid.nl

Voordelen JOIN Steekproefmodule

Na het aanbieden van de registraties in de e-mail, kan een kwaliteitscontrole plaats vinden. Dit heeft een positief effect op de kwaliteit van de registraties. Deze automatische steekproef heeft nog enkele voordelen:

  • Tijdrovend proces wordt geëlimineerd;
  • Lage arbeidsintensiteit; 
  • Hogere snelheid, kortere doorlooptijden;
  • Registraties worden automatisch aangeboden aan kwaliteitsmedewerker

Klanten met JOIN steekproefmodule

Volg ons ook op: