34 jaar na de Apple Mcintosh, 24 jaar na de introductie van GSM en 14 jaar na het eerste mobiele internet in Nederland. En inmiddels zijn we gewend om overal snel internet te hebben voor een vast bedrag per maand.
Nieuwe technologieën volgen elkaar in hoog tempo op, dit merken we in ons dagelijks leven, zowel zakelijk als privé. Door de ontwikkeling van apps zijn we gewend om voor ieder probleem, direct een (digitale) oplossing te hebben. Mede hierdoor nemen ook de ontwikkelingen van Document Management Systemen snel toe.
Welke ontwikkelingen kun je in 2018 verwachten? Wij praten je bij! Dit zijn de negen Document Management trends 2018.
Klik hier om het document in PDF te downloaden >>
De trends die we in dit artikel benoemen:
- Cloud
- Mobile
- User Interface
- Search
- Business Intelligence
- Machine Learning
- Samenwerken
- Portalen
- E-mail integratie
Deze trends worden gevoed door technologische ontwikkelingen, maar hebben niet alleen maar betrekking op techniek. Techniek is een enabler, het maakt dingen mogelijk, waardoor we plaats en tijd onafhankelijk kunnen werken, informatie overal kunnen vinden en onze klanten snel en goed te kunnen helpen.
Science Fiction
Het is bijzonder om te zien dat er mensen zijn die bepaalde technologische ontwikkelingen nog zien als Science Fiction terwijl ze eigenlijk vandaag de dag al prima gebruikt kunnen worden. Ook als je niet een High Tech Startup of die-hard ICT-er bent. Het is juist de bedoeling dat techniek ons leven eenvoudiger maakt.
De komst van de iPad (8 jaar geleden) is daar een prachtig voorbeeld van. Waar je voor de gemiddelde Windows (of DOS) computer nog een uitgebreide training nodig had, maakt de iPad het mogelijk voor kinderen van slechts enkele jaren oud om zonder ervaring of uitleg foto’s te bekijken of spelletjes te spelen.
Bijhouden van ontwikkelingen
Wij weten dat het steeds lastiger is om alle technologische ontwikkelingen bij te houden. Toch is het belangrijk een idee te hebben van de manier waarop de techniek zich ontwikkelt om een goed beeld te kunnen krijgen van de mogelijkheden die er zijn om jouw werk een stuk leuker en uitdagender te maken.
Ben jij bereid de komende veranderingen te omarmen en te gaan gebruiken in je dagelijkse werkzaamheden?
Ben jij klaar voor de toekomst?
Trend 1: Cloud
Hoe eng was het woord 'Cloud' een aantal jaren geleden voor sommige organisaties. Data en systemen niet meer in eigen beheer? Het was ondenkbaar voor veel bedrijven. Inmiddels zijn veel organisaties overgestapt naar een geheel andere filosofie, namelijk “Cloud, tenzij”.
Goed (digitaal) kunnen werken is een voorwaarde wat gewoon goed geregeld moet zijn. Managers, directies en bestuurders zijn gewend hun documenten altijd en overal bij de hand te kunnen hebben. Iedereen wil vanaf elke locatie kunnen werken. Door de kwalitatief hoogwaardige cloud oplossingen die tegenwoordig beschikbaar zijn is cloud geen uitzondering meer.
Om een applicatie in eigen beheer goed draaiend te houden is het noodzakelijk dat technisch beheer voldoende kennis heeft van deze applicatie. Door het toenemende aantal applicaties binnen organisaties is dit voor veel organisaties niet meer te realiseren waardoor meer gekozen wordt voor Software As A Service. Dit hebben we in de afgelopen jaren gezien met bijvoorbeeld papierloos vergader oplossingen. In de komende jaren zullen we zien dat ook meer primaire applicaties zoals Document Management Systemen meer en meer als cloud oplossing zullen worden afgenomen.
In 2018 zal het uitbesteden van ICT en het kiezen voor cloud diensten nog meer toenemen zodat organisaties zich kunnen focussen op dat waar zij goed in zijn.
Trend 2: Mobile
De tablet is niet meer weg te denken uit het bedrijfsleven. Medewerkers zijn gewend om altijd en overal bij de benodigde informatie te kunnen en zitten steeds minder tijd achter de vaste computer (als die al gebruikt wordt). Groot nadeel van “mobiel” werken is dat primaire applicaties zoals een Document Management Systeem niet volledig ondersteund worden op deze devices waardoor medewerkers vaak e-mail gebruiken om mobiel te kunnen werken.
Software leveranciers hebben dit de afgelopen jaren onderkent en zijn gestart met het aanpassen van de applicaties naar mobiel werken. Bij webapplicaties wordt dit veelal gerealiseerd door de webpagina schaalbaar te maken, waardoor deze ook op mobiele devices geraadpleegd kan worden. Echter werkt dit vaak trager dan apps, zoals gebruikers gewend zijn. Daarom zal de trend steeds meer gericht zijn op het ontwikkelen van een app met de benodigde functionaliteiten. Hierbij speelt het gebruikersgemak en een eenvoudige user interface een belangrijke rol.
In 2018 zullen we zien dat de meest belangrijke functies via mobiele devices kunnen worden uitgevoerd. Voor een DMS geldt dat het zoeken, raadplegen, afhandelen en doorsturen van documenten via een smartphone of tablet kan worden gedaan. Wij verwachten dat in 2018 ieder degelijk DMS beschikt over een app waarmee de mobiele werker snel en goed uit de voeten kan.
Trend 3: User interface
Het aantal applicaties die een medewerker dagelijks gebruikt is in de afgelopen jaren enorm toegenomen. Gedreven door complexer wordende organisaties en toenemende gebruikerswensen is ook het aantal functionaliteiten van applicaties gestegen. Met het toenemen van het aantal functionaliteiten neemt ook de complexiteit van een applicatie toe. Doordat gebruikers steeds meer én steeds complexere applicaties moeten gebruiken neemt de werkdruk toe. En dat is nou net niet het doel van het automatiseren van werkzaamheden.
Om te zorgen dat medewerkers hun taken sneller kunnen uitvoeren, is het zaak dat applicaties sneller doen wat ze moeten doen. Belangrijk punt hierbij is dat des te eenvoudiger een applicatie, des te sneller medewerkers hun werkzaamheden kunnen doen. Met de introductie van iOS en Android, zijn besturingssystemen steeds intuïtiever geworden. Deze trend heeft zich ook doorgezet naar meer primaire bedrijfsapplicaties zoals Document Management Systemen. Door het vereenvoudigen en intuïtiever maken van de user interface van een systeem, kunnen de meest belangrijke functies steeds eenvoudiger en sneller worden uitgevoerd.
Ook om een DMS op mobiel device te kunnen gebruiken is het noodzakelijk dat de user interface wordt vereenvoudigd. Devices hebben kleinere schermen waardoor er minder knoppen en informatie getoond kunnen worden. In 2018 zullen we gaan zien dat de user inteface van Document Management Systemen drastisch vereenvoudigd gaan worden.
Trend 4: Search
Document Management systemen zijn vaak (nog) gebaseerd op fysieke archiveringsmethodieken. Echter zien we dat, mede gedreven door wensen van gebruikers, meer wordt ingezet op eenvoudig zoeken van documenten binnen Document Management systemen. Met de nieuwe technieken zoals bijvoorbeeld Elastic Search worden gebruikers in staat gesteld om sneller en eenvoudiger informatie te vinden.
Hierbij wordt bijvoorbeeld gebruik gemaakt van het zogenaamde “relevance ranking”. Het algoritme maakt gebruik van verschillende criteria om de score van het zoekresultaat zo goed mogelijk te kunnen bepalen. Denk dan bijvoorbeeld aan de plek waar de combinatie van zoekwoorden is, hoe vaak een woord voorkomt en de datum waarop het document is gewijzigd of toegevoegd.
Ook kunnen gebruikers worden ondersteund met de laatst gebruikte zoekopdrachten om een juiste zaak of document te vinden. Dit wordt ook wel “fuzzy search” genoemd. In 2018 wordt het vinden van de relevante documenten of dossiers een stuk eenvoudiger.
Trend 5: Business Intelligence
Goede management informatie is essentieel voor iedere organisatie! Met slechts een paar klikken kan je databronnen consolideren, doorzoeken en visualiseren, zodat je in eenvoudige schermen analyses kunt uitvoeren ter ondersteuning van de beleidsvoering. Zo heb je en houd je grip op de prestaties van jouw organisatie.
In de afgelopen jaren hebben we gezien dat de focus lag op het automatiseren en efficiënter inrichten van bedrijfsprocessen. Daarnaast is (met de crisis als een van de oorzaken) ook veel tijd geïnvesteerd in het op orde brengen van de documenthuishouding. Bedrijven werden met de neus op de feiten gedrukt wat het risico was als ze hun dossiers niet op orde hadden.
Met deze ontwikkelingen hebben de meeste organisaties de benodigde documenten inzichtelijk en zijn ze in staat processen digitaal af te handelen. Door de digitale afhandeling is ook veel data beschikbaar, zoals de doorlooptijd van een dossier, de afhandeltijd van een document etc. Door deze data af te zetten tegen de interne of externe service levels, wordt waardevolle management informatie gewonnen.
In 2018 zullen we zien dat Document Management Systemen steeds meer zullen integreren met slimme Business Intelligence oplossingen, waardoor organisaties steeds beter in staat zijn te sturen op hun bedrijfsprocessen.
Trend 6: Machine learning
De hoeveelheid data en informatie is de afgelopen jaren exponentieel toegenomen. Kijk alleen maar naar de hoeveelheid e-mails die dagelijks worden verstuurd. Door deze toename zijn organisaties en medewerkers steeds minder goed in staat om deze informatie te verwerken. Hierbij kan Machine Learning ondersteunen.
Machine learning is gebaseerd op het principe dat computers zichzelf kunnen programmeren. Dit stelt computers in staat om te leren, beslissingen en voorspellingen te doen op basis van data, in plaats van één voorgeprogrammeerde taak uit te voeren.
Deze techniek wordt al enkele jaren gebruikt bij het uitlezen en automatisch verwerken van facturen. Dit omdat facturen redelijk gestructureerde informatie bevatten en het “leren” ook redelijk eenvoudig is. Momenteel zien we dat, door toenemende rekenkracht van applicaties, deze techniek ook toegepast kan worden bij minder gestructureerde informatie zoals diverse gescande documenten of e-mails.
Hierbij kan het systeem op basis van de inhoud van een document of e-mail suggesties geven zoals bij welke zaak of dossier het hoort, of welke afzender of welk documenttype het betreft. Bij documenten die niet automatisch gearchiveerd kunnen worden, wordt handmatig nog een keuze gemaakt. Echter bij Machine Learning leert het systeem de keuze en zal het deze de volgende keer toepassen. Hierdoor wordt het systeem steeds slimmer en is het in staat steeds meer documenten automatisch te archiveren. In 2018 zullen we zien dat deze techniek steeds vaker onderdeel gaat uitmaken van Document Management Systemen.
Trend 7: Samenwerken
Door de toename van informatie worden zaken of dossiers die binnen organisaties behandeld worden groter en complexer. Hierbij zien we dat dit niet meer door één medewerker afgehandeld kan worden, maar dat er in teams of door meerdere afdelingen aan een dossier wordt samen gewerkt.
Ook zien we dat meerdere medewerkers tegelijkertijd aan één dossier willen werken. Hier geldt weer dat gebruikers dit gewend zijn door clouddiensten zoals Google Docs of Office Online die zij privé gebruiken. In 2018 zullen we zien dat het samenwerken binnen een document steeds meer onderdeel uit gaat maken van het aanbod binnen een Document Management Suite. De ontwikkelingen van deze systemen moeten wel mee met de ontwikkelingen van de clouddiensten.
Daarnaast zien we dat samenwerken in de keten steeds belangrijker wordt. Organisaties zijn steeds vaker onderdeel van een keten en willen informatie kunnen uitwisselen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de uitwisseling tussen overheidsinstanties en de rechtspraak.
In 2018 zal de het delen van informatie binnen en tussen systemen verder ontwikkeld worden. Dit kan bijvoorbeeld door specifieke dossiers, of te delen met medewerkers, studenten of patiënten door middel van portals.
Trend 8: Portalen
Communicatie van en naar organisaties is de afgelopen jaren bijna volledig gedigitaliseerd. Echter het merendeel van deze communicatie verloopt via e-mail. Het nadeel van e-mail is dat dit een relatief “dom” medium is. In het hoofdstuk “Machine Learning” hebben we al laten zien dat het archiveren van e-mail veel tijd kost. Daarnaast geldt dat het versturen van vertrouwelijke gegevens per e-mail relatief onveilig is.
Deste gemakkelijker is het communiceren via portalen. Via een portaal kan een klant, medewerker, student of relatie inloggen en beveiligd documenten en informatie uitwisselen. Een voorbeeld is je persoonlijke berichten box op “mijnoverheid”, maar ook de communicatie met de meeste banken verloopt via een portaal. Ook studenten zijn gewend om online hun opdrachten en scripties in te kunnen leveren.
Deze trend zal zich de komende jaren steeds verder ontwikkelen. Daarbij zullen we zien dat klanten, medewerkers, studenten en cliënten steeds meer informatie en documenten aan zullen leveren via een persoonlijk portaal. De informatie en documenten worden daarmee direct vastgelegd in het Document Management Systeem.
Ook de communicatie naar deze doelgroep zal steeds meer via een portaal verlopen, waarbij zij direct de voortgang van de aanvraag, bijbehorende (e-mail) correspondentie en bijbehorende documenten in kunnen zien.
Trend 9: E-mail Integratie
In de hoofdstukken “Machine learning” en “Portalen” hebben we gezien dat veel digitale communicatie via e-mail verloopt en dat het afhandelen hiervan veel tijd van organisaties vergt.
Om te zorgen dat e-mail niet handmatig verwerkt hoeft te worden is het nodig dat een e-mail herkenbaar is zodat is te traceren bij welk dossier of aanvraag de e-mail hoort. We dat bij uitgaande e-mail dat het herkenbaar maken van een e-mail, bijvoorbeeld door een dossier kenmerk toe te voegen handmatig wordt gedaan.
Door de communicatie verder te integreren binnen het Document Management Systeem worden ze e-mail direct voorzien van de juiste kenmerken en worden deze e-mail correspondentie ook direct (als chats) opgeslagen binnen het DMS.
Deze werkwijze scheelt enorm veel tijd, zowel bij het versturen als bij het archiveren van e-mails. Door het e-mail verkeer als chats op te slaan is de gehele correspondentie overzichtelijk te raadplegen in plaats van dat iedere e-mail apart geopend en gelezen moet worden. Deze trend zien we al veel bij het melden en afhandelen van sup port meldingen.
E-mail integratie kan ook instekend samen met een portaal worden gebruikt. Voor e-mails die buiten het systeem om worden verstuurd biedt Machine Learning uitkomst.
Conclusie
Zoals je hebt kunnen lezen zorgen technologische ontwikkelingen er de komende jaren voor dat we niet alleen maar digitaal gaan werken, maar vooral ook gemakkelijker en efficiënter.
De steeds slimmer wordende techniek zal er meer en meer voor zorgen dat repeterende handelingen niet meer door mensen uitgevoerd hoeven te worden. Door communicatie meer te integreren wordt flink tijd bespaart op het archiveren van documenten en informatie. Ook zullen de partijen waarmee wij communiceren en samenwerken meer en meer de informatie dusdanig aanleveren zodat deze direct gearchiveerd kunnen worden. Daarnaast zullen we meer en meer in staat zijn om mobiel en dus werkelijk plaats en tijd onafhankelijk te kunnen werken.
De informatie die uit het Document Management Systeem beschikbaar komt, zal meer en meer gebruikt worden om te kunnen sturen. Daarbij hebben we het niet alleen over het sturen op doorlooptijden, maar vooral op het verbeteren van de processen binnen een organisatie.
Met slimme technologische oplossingen is uw organisatie klaar voor de volgende stap in digitaal werken. De vraag is, bent u er klaar voor?
