Tips & Tricks

Vanuit de eisen uit de archiefwet is het tegenwoordig verplicht om bepaalde documenten en bestanden met een bewaartermijn na verloop van tijd te vernietigen. Ook worden er vanuit de AVG steeds meer voorwaarden gesteld aan vernietiging en opslag.

Als Decos JOIN-gebruiker archiveer je alle belangrijke documenten natuurlijk al in JOIN, maar hoe ga je om met het vernietigen van documenten met een bewaartermijn? In dit artikel gaan wij in op het verwijderen en vernietigen van documenten en hoe je dit als administrator in JOIN kan realiseren.

Waarom vernietigen in plaats van verwijderen?

Er zit een essentieel verschil tussen bestanden vernietigen en verwijderen. Een registratie in JOIN kan verwijderd worden door op de knop ‘Verwijderen’ te klikken. Met deze actie wordt het item niet meer in JOIN getoond. Het item verdwijnt daarmee uit het zicht maar bestaat nog steeds in de database. In de database wordt op dat moment de kolom ‘item_deleted’ van de tabel gevuld met de datum en het tijdstip waarop het item verwijderd is. 

Het doel hiervan is dat registraties te allen tijde hersteld kunnen worden indien deze per ongeluk of onterecht verwijderd zijn.

Wat is vernietigen?

Vernietigen, aan de andere kant, is het onherstelbaar vernietigen van geselecteerde items en zijn daarmee niet meer raadpleegbaar, dus niet meer te vinden of te lezen, én ook niet meer te reconstrueren. Dit laatste wil zeggen dat de vernietiging niet meer ongedaan kan worden gemaakt en er geen oudere versie en/of metadata meer is. Zoals de archiefwet dat voorschrijft.

De ‘verwijderingswizard’ van JOIN vernietigt geselecteerde items door de records met betreffende metadata uit de database en de bijbehorende bestanden van de server te verwijderen.

Er is in dit geval geen prullenbak of ander hulpmiddel om deze vernietiging terug te draaien anders dan het terugzetten van een volledige back-up van de JOIN Database en/of JOIN Fileserver.

VOORBEREIDINGEN VOOR VERNIETIGEN IN JOIN

Om te kunnen starten met vernietigen in JOIN moet je eerst weten wat je precies wilt gaan vernietigen. Hiervoor kan je gebruik maken van een berekend vernietigingsjaar. Het idee is dat een (dossier) registratie (met bijbehorende registraties) vernietigd kan worden wanneer het vernietigingsjaar is ingevuld, en het vernietigingsjaar kleiner dan- of gelijk is aan, het huidige jaar.

Het (automatisch) berekenen van een vernietigingsjaar doe je in JOIN door gebruik te maken van een macro. De meest eenvoudige macro die gebruikt kan worden om een vernietigingsjaar te berekenen wordt in de infosheet: 'Vernietigen in JOIN' uitgebreid beschreven. 

Meer informatie over vernietigen in JOIN?

De macro en het volledige technische stappenplan voor het wettelijk vernietigen vind je in onze infosheet 'Vernietigen in JOIN'. Wil je meer informatie of een workshop ‘Vernietigen’ volgen? Neem dan contact op met Richard Dobbe of Patrick Talen via sales@doclogic.nl.