Stel je wilt een aantekening maken en maakt voor het gemakt snel een Word document of kladbloknotitie. Je slaat dit op, handelt de notitie af en verwijderd de notitie. Is verwijderd dan wel echt verwijderd? En had de notitie niet iets langer bewaard moeten blijven?
Hoe langer een geautomatiseerd systeem zoals laptop of PC wordt gebruikt, des te meer informatie er op het systeem staat. Het is dus goed om het systeem met enige regelmatig op te schonen, maar wat doe je met de documentatie? Gooi je het weg of laat je ze toch staan? En waar moet je op letten, als je de documenten verwijderd?
Om een goede overweging te maken voor het veilig verwijderen van bestanden en documenten maken we voor het gemak gebruik van de vijf w’s.
Wie maken er gebruik van het document?
Ben je de enige, dan is de overweging natuurlijk snel gemaakt. Binnen een organisatie is de kans groot dat er meerdere mensen gebruik maken van het betreffende document. Hou bij het verwijderen van een document dus rekening met het feit dat er collega’s zijn, die het document mogelijk nog gebruiken. Stel jezelf daarom ook de vraag; Wie willen er nog gebruik maken van het document?
Lees ook: Verwijderen en vernietigen van documenten als administrator in JOIN
Wat is de inhoud van het document?
Is de informatie nog actueel of is de informatie inmiddels achterhaalt? Wat gebeurt er met het document als ik het verwijder? Is deze dan echt verwijderd?Bij deze afweging kun je vaak aan de inhoud van het document al herleiden, of dit document wel of niet verwijderd kan worden. Mogelijk kan de inhoud van het document nog worden gebruikt voor een ander document. Voeg beide documenten dan samen, waardoor je tevens weer een beter overzicht in de documenten creëert.
Bevat de inhoud van het document gevoelige of persoonlijke informatie? Wees dan erg voorzichtig met de manier van verwijderen. In veel gevallen is een document niet in zijn geheel verwijderd en kan via een omweg worden teruggehaald. Hou hier dus rekening mee.
Waar is het document opgeslagen?
Een goede structuur in de opslag van documenten kan belangrijk zijn. Het zorgt niet alleen voor overzicht, maar het maakt de beslissing om een document te verwijderen wat makkelijker.Zet veel gebruikte en belangrijke documenten bijvoorbeeld bovenaan in jouw structuur. Hierdoor heb je jouw meest gebruikte en belangrijke documenten niet alleen direct zichtbaar, maar je hebt ook direct inzichtelijk welke oude of weinig gebruikte documenten je in jouw structuur hebt staan. Hiermee wordt het makkelijker om een afweging te maken om een document wel of niet te verwijderen.
Verwijder je een document. Vraag jezelf dan af of deze daadwerkelijk permanent is verwijderd of dat er toch nog ergens iets is achtergebleven. Een eenvoudig voorbeeld is het verwijderen van een bestand via de delete knop. Dit verwijderd het bestand niet, maar verplaatst deze enkel naar de prullenbak. Een bestand permanent verwijderen kan via de sneltoets shift+delete, maar zelfs dan is het bestand via een grote omweg nog terug te halen.
Wanneer kan het document worden verwijderd?
Of wanneer is het aangemaakt? Hou rekening met wettelijke bewaartermijnen. Oude documenten verwijderen schoont lekker op, maar met oog op wettelijke bewaartermijnen moeten deze soms bewaart blijven. Het wil niet altijd zeggen dat oude documenten ook daadwerkelijk verwijderd kunnen worden. Het is goed mogelijk dat oude documenten waardevolle informatie bevat. Of dat je oude documenten in de toekomst nog nodig bent.Waarom wil je het document verwijderen?
Maak een overweging, waarom je het document wilt verwijderen. Verwijderd is verwijderd. Wil je het document verwijderen om je documentenstructuur overzichtelijk te houden, maar weet je niet zeker of je het document in de toekomst nog nodig bent? Maak dan voor de zekerheid een backup, zodat je het document weer terug kunt halen. Mocht dit nodig zijn. Gaat het om een dubbel document? Wees er dan zeker van dat het daadwerkelijk om kopieën gaat.Is verwijderen alleen niet genoeg?
Op een PC of laptop is het mogelijk dat een document of bestand nog ergens achterblijft, ook na permanent verwijderen. Wanneer jij je dit niet kan permitteren als organisatie dan is een Record Management Systeem een serieuze optie. Met een RMS kan je gemakkelijk aangeven wat de bewaartermijn is, maar kan je ook gebruikmaken van de vernietings-functionaliteit.
