De Woningstichting had al langere tijd de wens om JOIN aan te passen aan geplande organisatieveranderingen. Ook wilde de organisatie kritisch kijken naar het aantal koppelingen en de wijze waarop dit was ingericht. Beide wensen zijn nu vervuld, gecombineerd met een migratie naar de cloud.
Het einddoel centraal
Om de gewenste doelen te bereiken heeft Doclogic samen met de Woningstichting een inventarisatie gemaakt van de bestaande inrichting van JOIN, de koppelingen en de wensen van de Woningstichting. Op basis hiervan heeft de Woningstichting gekozen om JOIN Zaak & Document naar de cloud te brengen. Het beoogde resultaat van dit project voor de Woningstichting bestaat uit drie onderdelen:
- JOIN met minimaal technisch beheer beschikbaar maken voor alle gebruikers.
- Het aantal en de complexiteit van de koppelingen reduceren.
- Het doorvoeren van enkele functionele wijzigingen, zodat JOIN weer aansluit bij de organisatie.
JOIN en Zaaktypen.nl
In november 2022 is gestart met het neerzetten van de JOIN in een preproductie-omgeving. Daarna heeft functioneel consultant Willem Clarijs samen met medewerkers van de Woningstichting diverse aanpassingen doorgevoerd in Zaaktypen.nl en JOIN. Hierdoor sloot JOIN weer aan bij de veranderde organisatie. Alle wijzigingen zijn uitgebreid getest door de applicatiebeheerders van de Woningstichting.
Koppelingen
De Woningstichting maakt ook gebruik van meerdere koppelingen:
- een koppeling met XBIS van NCCW, waarin huurders en huurgegevens worden gesynchroniseerd met JOIN;
- een koppeling met de VastgoedCloud van Batavia, waarin de gegevens van Verhuurbare eenheden (woningen, garageboxen), complexen en bouwblokken worden gesynchroniseerd met JOIN;
- en een koppeling met Casix, voor de inspectie van woningen.
Technisch consultant Michiel Osinga heeft deze koppelingen omgezet van de on-premise-omgeving naar de cloud. Bij enkele uitdagingen werd hij ondersteund door tech lead Bhushan Khandelwal. Hierbij is de koppeling met de VastgoedCloud vernieuwd van een DB view, naar een API-integratie. Ook is er afscheid genomen van een gedateerde Enterprise Service Bus oplossing.
Feestelijke livegang
Op maandag 27 maart is de Woningstichting onder het genot van taart live gegaan met JOIN in de cloud, Zaaktypen.nl en de drie koppelingen met de primaire applicaties. Een dag later volgde een opfristraining voor de gebruikers die daar behoefte aan hadden.
Hiermee is JOIN Zaak & Document weer beschikbaar voor alle tachtig medewerkers van de Woningstichting en sluit JOIN weer aan bij de ambities van de organisatie. Binnenkort zal de bestaande koppeling met XBIS van NCCW nog verder verbeterd worden door deze om te zetten van een integratie op basis van een aangeleverd CSV-bestand naar een API-koppeling. Dit is mogelijk omdat NCCW sinds kort deze techniek ondersteunt.
