De PDF Export tool is een module op JOIN die bestanden binnen een zaakregistratie in één PDF bundelt en als download aanbiedt in de browser. Raad van Stafrechtstoepassing en Jeugdbescherming (RSJ) heeft onlangs als eerste organisatie de module in gebruik genomen.
Beschrijving en functionaliteiten van de PDF Export tool
Bij elke zaak komt een knop zichtbaar, waarmee het downloadproces gestart kan worden. Er verschijnt een wizard (zie onderstaande afbeelding) met alle documenten in deze zaak. Vervolgens kan er binnen de documenten een selectie worden gemaakt van de te bundelen bestanden. Na de selectie bestaat de mogelijkheid om de volgorde van de documenten worden bepaald via de versleep-optie.
Via de ‘downloaden’ knop start de bundeling van de bestanden. Alle geselecteerde bestanden binnen de zaak worden geconverteerd naar PDF. Dit wil zeggen dat gekoppelde e-mails, afbeeldingen en Word-documenten worden omgezet naar PDF, met als resultaat dat deze bestanden via een PDF-viewer leesbaar zijn.
Het is mogelijk om de gebundelde PDF te voorzien van een voorblad met een titel, inhoudsopgave en paginanummering.
Na het converteren wordt de PDF-bundel aangeboden als download in de browser. Op deze manier kan er zelf een opslaglocatie van het bestand worden bepaald. Alle moderne internetbrowsers worden door de module ondersteund, denk daarbij aan Google Chrome, Microsoft Edge en Mozilla Firefox.
Configuratieopties van de PDF Export tool
- Wel/geen voorblad
- Wel/geen inhoudsopgave
- Wel/geen paginanummering
- Naamgeving inhoudsopgave
- Voorblad (logo/huisstijl)
- Standaard aflopend sorteren i.p.v. oplopend
- Geldigheid duur van de downloadlink
Demo video van de PDF Export module
Voor wie is deze module geschikt?
Voor elke organisatie die werkt met het verzenden van (meerdere) bestanden vanuit JOIN is deze module een welkome aanvulling. Alle geselecteerde bestanden worden in één PDF aangeboden, dit heeft meerdere voordelen. Ten eerste wordt de hoeveelheid bijlagen aanzienlijk kleiner. Ten tweede wordt de bijlage een stuk overzichtelijker door de mogelijkheid tot aangeven van de volgorde, inhoudsopgave en paginanummering. Tot slot worden op deze manier bepaalde bestanden voor de ontvanger leesbaar. Denk daarbij aan e-mails die als msg-bestand worden verstuurd en niet door iedereen als dusdanig geopend kan worden.
Wil jij aan de slag met de PDF Export toolNeem dan contact op met Patrick Talen en Richard Dobbe voor meer informatie. |