Begin 2016 is LUMC gestart met een selectietraject voor de migratie van Easy Archive. Easy Archive heeft lange tijd als archief gediend voor drie afdelingen in het ziekenhuis. Dat zijn de Trombosedienst en de afdelingen Financiën en Personeelszaken.
De laatste jaren merkte het LUMC steeds meer verstoringen in Easy Archive. “Het archief was vaak niet raadpleegbaar voor een hele afdeling of er misten archiefstukken. Daarnaast is Easy Archive een gesloten archief. Het zet bestanden in containers, waar je buiten de applicatie niets mee kan. Als dan zo’n container corrupt raakt, staan wij machteloos. Want de tools om het op te lossen zijn vrij beperkt. Dat kunnen wij ons als organisatie niet permitteren. Destijds is met de leverancier uitgebreid gekeken naar deze problemen, maar tot een oplossing kwam dit niet. Daarom heeft LUMC besloten om Easy Archive los te laten en te kijken naar een nieuw archiefsysteem", aldus technisch applicatiebeheerder Laurens Schinkelshoek.
In hun zoektocht naar een stabiel archiefsysteem met een scan-en-herken oplossing heeft LUMC een eisenpakket opgesteld waaraan het nieuwe systeem moet voldoen. Pauline Luinstra vertelt hierover: “We waren niet eens zozeer op zoek naar een pakket dat meer mogelijkheden had, maar we zochten voornamelijk stabiliteit.” In het eisenpakket stond onder andere een integratie met Peoplesoft en het gebruik van Microsoft standaarden.
Pauline Luinstra is verantwoordelijk voor het functioneel beheer binnen LUMC van onder andere de JOIN applicatie. Laurens Schinkelshoek is Technisch Applicatiebeheerder van de bedrijfsvoering applicaties waar JOIN onderdeel van is. In deze klantcase vertellen zij over hun ervaringen met de implementatie en migratie van JOIN en Kofax.
Lees in deze case alles over de conversie van EasyArchive naar JOIN van de drie bedrijfsvoering afdelingen.
