Combineer het laagdrempelige gebruik van MS SharePoint of MS Teams op de werkvloer met de robuuste archieffuncties van Decos JOIN en al je belangrijke projectdocumenten zijn automatisch, duurzaam én wettelijk gearchiveerd. JOIN - SharePoint / Teams is een krachtige koppeling die het beste van twee werelden verenigd.
ACHTERGROND ONTSTAAN KOPPELING JOIN - SHAREPOINT
Doclogic heeft in samenspraak met Waterschap Hunze en Aa’s (Veendam) een koppeling tussen Decos JOIN en SharePoint ontwikkeld gebaseerd op het koppelvlak JOIN Connect. Diverse stakeholders, zoals architecten, aannemers en medewerkers van het Waterschap werken samen op SharePoint voor de aanleg van bijvoorbeeld een sluis of dijk. Hierbij worden bouwtekeningen, contracten en andersoortige projectdocumentatie op SharePoint opgeslagen.
Archiveren is een arbeidsintensieve klus
Na de oplevering van het bouwwerk, worden de documenten door de projectmedewerkers aan de archiefmedewerkers van het Waterschap aangeboden ter archivering. Een uiterst arbeidsintensieve klus, het is immers een bulk van digitale documenten en in sommige gevallen is het niet duidelijk of de aangeboden stukken ook al niet elders in de organisatie aanwezig zijn. Met Waterschap Hunze & Aa is een project opgestart waarbij relevante documenten al veel eerder in het proces geautomatiseerd kunnen worden aangeboden aan Decos JOIN, of achteraf, na het schonen in MS Sharepoint geautomatiseerd worden verplaatst naar Decos JOIN.
Automatisch en wettelijk archiveren in de Cloud of On-premise
Via deze werkwijze kunnen straks documenten automatisch uitgewisseld worden tussen Decos JOIN en Microsoft SharePoint. Zo wordt het beste van 2 werelden gecombineerd, dat zowel in de Cloud als binnen de muren van uw eigen organisatie kan worden gefaciliteerd en is compliancy met wet – en regelgeving gewaarborgd.
Naast SharePoint is ook koppeling met MS Teams mogelijk
De koppeling SharePoint - JOIN werkt niet alleen vanuit SharePoint, maar ook vanuit Microsoft Teams. Elk team binnen Microsoft Teams heeft een eigen locatie voor de opslag van bestanden. Voor elke bestands opslag locatie in Microsoft Teams, is er een overeenkomstige Teamsite binnen SharePoint aanwezig met daarin de documentenbibliotheek ‘Documenten’. Door deze documentbibliotheek per site uit te lezen kan er een koppeling gerealiseerd worden tussen Teams en JOIN.
|
|
Meer weten over deze koppeling?In dit whitepaper beschrijven we de werkwijze van de koppeling JOIN - SharePoint / MS Teams en wat dit voor je organisatie kan betekenen.
|
