Doclogic Nieuws

De afdeling DIV-A van Hogeschool Windesheim heeft er onlangs voor gekozen om steekproefsgewijs controles uit te oefenen op de hogeschoolbrede gearchiveerde documenten. Dit doen ze aan de hand van een samen met Doclogic ontwikkelde steekproefmodule. Er is sprake van een echte co-productie. Het idee voor de module is ontstaan bij Windesheim, terwijl Doclogic de technische ontwikkeling voor haar rekening nam.

Dominique Smit-Kramer, werkzaam op de afdeling DIV-A van Windesheim, is blij met de steekproefmodule: “Voorheen werd er ook al gecontroleerd, maar niet regelmatig en niet steekproefsgewijs volgens een bepaalde systematiek. Het is voor ons niet haalbaar en ook niet nodig om alles één-op-één te controleren, dit zou teveel tijd in beslag nemen en weegt niet op tegen de fouten die er dan uitgehaald worden. Toch is het goed om controles te doen op de gearchiveerde documenten, want je wilt een zo goed en volledig mogelijk consistent archief.”

Lees ook: Klantcase Windesheim: een hogeschool met ambitie >>

Door de steekproefmodule hoeft Windesheim de steekproeven niet zelf te produceren. Dominique: “De module beslist welke willekeurige registraties in de steekproef terechtkomen, dit scheelt ons veel tijd. Ook staan de registraties uit de steekproef voor ons al in een Excel-bestand, van waaruit wij de controles uitvoeren, met de door onszelf vastgestelde randinformatie. De steekproef overzichten komen periodiek, wekelijks én maandelijks, per e-mail bij ons binnen. Hier hebben we zelf dus verder geen omkijken meer naar.”

Kwaliteitsverbetering

Wanneer er bij de controle een registratiefout wordt gevonden, dan wordt de betreffende medewerker hiervan op de hoogte gesteld en gevraagd de fout te herstellen. “Hierdoor gaat de kwaliteit van het archief omhoog en op basis van de resultaten kunnen de steekproef drempelwaarden zo nodig naar boven of beneden worden bijgesteld. Daarnaast worden de medewerkers zich meer bewust van hun eigen geregistreerde werk, dit zorgt ook voor kwaliteitsverbetering”, aldus Dominique.

Volledig naar wens

Na de steekproef overzichten een paar keer gefinetuned te hebben, is de module voor Windesheim zoals ze het voor ogen hadden. “Schematisch wordt inzichtelijk welke registraties binnen een bepaalde collectie gecontroleerd zijn en welke uitkomsten dit heeft opgeleverd. Ook wordt het percentage van onjuist vastgelegde registraties automatisch berekend. Deze gegevens gebruiken wij vervolgens voor onze managementoverzichten. De module staat op dit moment nog los van de vernietiging van de documenten, maar wellicht kan de module ons daar in de toekomst ook bij gaan assisteren.”