Doclogic Nieuws

De HAN University of Applied Sciences (HAN), is met ruim 35.000 deelnemers en zo’n 3.700 medewerkers een instelling voor hoger beroepsonderwijs (HBO) met vestigingen in Arnhem en Nijmegen. De missie van de HAN is om actief bij te dragen aan de groei van de deelnemers, zowel als professional én als persoon, om zo een goede springplank te bieden naar een succesvolle toekomst.

In 2017 is HAN University of Applied Sciences gestart met een nieuwe procesgerichte inrichting voor het wettelijk archiveren van archiefwaardige documenten in Decos JOIN. Voor dit project heeft de HAN een vierkoppig projectteam opgesteld bestaande uit projectleider Liesbeth Hoogkamp, archivaris Yvonne van Wanrooij en de functioneel beheerders Mirna Klein Hegeman en Saskia van Broeckhuijsen. Bij de start van het project was ook de informatie-architect van de HAN onderdeel van het projectteam.

Luchtfoto van de HAN Campus in Arnhem

Onbekend met het Document Management Systeem Decos JOIN is de HAN niet, want zij werken al sinds 1999 met Decos Post Professional het postregistratie en de voorloper van Decos D5 en later JOIN. Aanvankelijk alleen ter ondersteuning van het College van Bestuur (CvB) en het CvB-archief. “In die tijd zijn met name de bestuurssecretaris en twee medewerkers van het secretariaat actief betrokken geweest. De rest van de organisatie bestond voornamelijk uit raadplegers. Een van deze secretariaat medewerkers, heeft destijds het “functioneel beheer” van onder andere Decos Post en later Decos D5 op zich genomen. Dat is de reden dat we in de huidige versie al een historie van rond de 70 GB aan wettelijk archief binnen JOIN hebben opgebouwd”, aldus Yvonne van Wanrooij.

JOIN ALS WETTELIJK DIGTIAAL ARCHIEF

Net als andere onderwijsinstellingen heeft de HAN de plicht om archiefwaardige documenten op de juiste wijze te archiveren. Daarom is er gekozen om het huidige archiefsysteem Decos JOIN te optimaliseren en te gebruiken voor het wettelijke archief. Volgens Yvonne heeft dit veel betekent voor de manier van werken binnen de hogeschool. “Er is een hele nieuwe inrichting gerealiseerd waar medewerkers en afdelingen, die met hun informatie het wettelijk archief ondersteunen, op aangesloten worden. Dit zorgt ervoor dat je interne processen hierop dient aan te passen.”

In de speciaal ontwikkelde klantcase lees je meer over o.a. de rol van Decos JOIN als wettelijk digitaal archiefsysteem bij de HAN, in combinatie met het toepassen van het Documentair Structuur Plan (DSP), en welke lessen zij leren hebben geleerd (en nog steeds leren) tijdens dit traject.