Zijn er in uw organisatie nog steeds mensen die twijfelen over nut of noodzaak van papierloos werken? Ondanks alle voordelen die het biedt? Het is tijd om al die routines te doorbreken.
Want natuurlijk wilt u af van het onnodig printen. Onderzoek toont aan dat leidinggevenden graag een papierloos kantoor zien.
Een casemanagement systeem is de uitkomst. In deze blog geven w zes redenen waarom uw organisatie baat heeft bij een case management systeem. Die u natuurlijk naar hartenlust mag delen op de werkvloer…
Reden 1: Kosten besparen
Gemiddeld print of kopieert de gemiddelde Nederlander 16,1 vellen papier per dag. Fysieke documenten archiveren is dus een grote kostenpost. Er van uitgaande dat een zwart-wit printje 3,5 cent kost, kan dit ruim 200 euro per werknemer, per jaar schelen. Zijn het kleurenprintjes à 9 cent, dan scheelt dit zelfs ruim 525 euro per werknemer, per jaar.
Naast dat papieren documenten geld kosten, is ook de opslag daarvan niet gratis. Papieren documenten nemen ruimte in beslag. Ruimte die vaak schaars is en goed ergens anders voor gebruikt kan worden.
Maar het gaat niet alleen om papier. Ook op andere vlakken kan een case management systeem kosten besparen. Kijk bijvoorbeeld naar de personeelskosten en productiviteit van het personeel. Een fysiek archief moet beheerd worden.
Stapt de organisatie direct over naar een Cloud-oplossing, dan kan dit zelfs nog voordeliger uitpakken. Aangezien er geen dure hardware nodig is of een ICT afdeling bemand hoeft te worden.
Reden 2: Toegankelijkheid van documenten
Een case management systeem zorgt ervoor dat alle documenten op elk tijdstip opgevraagd en gedeeld kunnen worden. Daarnaast wordt de vindbaarheid aanzienlijk vergroot door het gebruik van een slimme documentstructuur en een uitgebreid zoekfunctie.
Met één integraal systeem voorkomt u dat digitale documenten gaan zwerven of lokaal worden opgeslagen. Vaak worden documenten alleen als e-mail bijlage gestuurd, zonder ze op te slaan of fatsoenlijk weg te zetten.
Een Cloud-oplossing biedt zelfs meer mogelijkheden. Doordat de documenten niet op één plek opgeslagen zijn, kan men op elke locatie toegang krijgen tot de gewenste documenten. Dit kan bijvoorbeeld leiden tot een verhoogde klanttevredenheid. Door de opslag in de Cloud raakt u tevens nooit meer belangrijke bestanden kwijt.
Reden 3: Verbeterde samenwerking
Samenwerken aan documenten met meerdere collega’s kan een frustrerend, tijdrovend proces zijn. Denk daarbij aan het werken van verkeerde versie van het document of zelfs het printen van documenten om vervolgens met de hand aantekeningen te maken. Als het document daarna wordt gescand en weer word teruggemaild, is de cirkel rond. Kortom, een improductieve aanpak.
Een casemanagement systeem helpt dit soort zaken te voorkomen door papier te elimineren, de productiviteit te verhogen en de processen te digitaliseren. Het geeft de mogelijkheid om het document volledig te monitoren. Bekend is wanneer het document is aangepast en door wie. Oude en verlopen documenten kunnen snel geüpdatet en vervangen worden, zodat u altijd de meest recente en relevante informatie kunt bieden.
De centrale opslag documenten en bestanden zorgt ervoor dat elke gebruiker bestanden en documenten kan inzien en bewerken. Door een workflow-functie is het zelfs mogelijk om documenten een digitale route af te laten leggen door de organisatie, met actuele inzage van de status, zonder dat hier een printje aan te pas komt.
Door het koppelen van het casemanagement systeem aan andere primaire of secundaire systemen binnen de organisatie, krijgt het samenwerken een aanzienlijke boost. Denk daarbij aan integraties met MS Office, Outlook Exchange, factuurverwerkingssystemen, ERP-systemen of SharePoint. Door bepaalde documenten en bestanden uit die omgevingen te delen, wordt het één integraal casemanagement systeem van waaruit iedereen efficiënt kan samenwerken.
Reden 4: Veelzijdigheid
Een casemanagement systeem is meer dan alleen het opslaan van documenten en bestanden of het op orde brengen van de documentstructuur. Het kan beschikken over meer functionaliteiten zoals het beheer van sjablonen, processen, dossiers en relaties waarbij zaken als workflow, scanning en e-mail een belangrijke rol spelen.
Door de flexibele mogelijkheden van een dergelijk systeem, zijn er ook toepassingen voor specifieke branches mogelijk. Denk daarbij aan specifieke functionaliteiten voor zorginstellingen zoals bestuurlijke besluiten en dossiervorming. Maar ook voor onderwijsinstellingen die te maken hebben met bekostiging, procesbewaking en accreditatie. Daarnaast worden casemanagement systemen voor diverse doeleinden ingezet bij (semi)overheden, woningcorporaties en zakelijke dienstverleners.
Reden 5: Verhoogde veiligheid
Rondslingerende documenten of verloren USB’s zijn de grootste veroorzakers van datalekken. Ook kost het organisaties een vermogen om het fysieke archief goed te beveiligen. Wachtwoorden en encrypties zijn niet mogelijk bij fysieke documenten, dus de veiligheid is altijd in het geding. Een casemanagement systeem is niet alleen veilig voor de opslag van documenten en andere bestanden, maar kan ook vertrouwelijke documenten uitsluiten voor ongeautoriseerde gebruikers.
Reden 6: Blije organisatie
Vastgeroeste routines doorbreken en terugkerende processen en taken automatiseren, dat is wat een casemanagement systeem doet voor een organisatie. Daarmee wordt de betrokkenheid en productiviteit van de werknemers vergroot. Door deze vrijheid zullen zij zich gelukkiger en blijer voelen met hun werk. Dit heeft effect op de moraal van de volledige organisatie.
Niet alleen de werknemers zullen gelukkiger zijn, ook de tevredenheid van managers en directieleden neemt toe. Door de verhoogde productiviteit, verbeterde veiligheid, efficiënter werken en het terugdringen van kosten, zullen zij een stuk gelukkiger zijn. Kortom: blij personeel, blije organisatie.
