Als tiener begon ik mijn administratie bij te houden meteen liep ik er tegen aan… hoe structureer ik mijn mappen? Gaat de jaaropgave in de map "werk" met mijn salarisstroken, of bij de map met gegevens van de belastingdienst?
Hetzelfde probleem ervaarde ik bij het opslaan van mijn digitale muziek. Maak ik mapjes per artiest en per album? Maar waar laat ik dan die remix, of dat ene nummer van die band waarvan ik verder helemaal geen nummers heb.
Het geldt voor fysieke documenten, maar ook voor digitale bestanden in bijvoorbeeld Windows verkenner: Welke structuur kies ik voor mijn mappen en documenten?
Niet structureren
Tijdens het structureren van mijn eerste zakelijke e-mailbox bedacht ik een oplossing. Zo min mogelijk mapjes en als je een e-mail nodig hebt, gewoon zoeken door alle e-mails. Dat werkt al een stuk beter dan mapjes, sub-mapjes en sub-sub-mapjes. Echter heeft ook dit een groot nadeel; namelijk als je niet concreet genoeg zoekt, dan krijg je veel te veel zoekresultaten.
Toch structuur
De sleutel tot succes is om orderning aan te brengen op de wijze die voor jou, of natuurlijk voor jouw organisatie het meest logisch is en het meest gebruikt wordt om te zoeken. Deze ordening hangt nauw samen met het primaire proces van de organisatie, of afdeling. Een afdeling facturatie zal de facturen ordenen per klant of per jaar, of een combinatie daarvan. Een projectleider van een bouwbedrijf zal zijn documenten ordenen per project, vaak in combinatie met een klant of een jaartal, terwijl een afdeling P&O de documenten zal ordenen per medewerker.
WELKE STRUCTUUR IS LEIDEND?
Zoals we zien heeft iedere organisatie, iedere afdeling en wellicht iedere medewerker zijn of haar eigen specifieke wensen om documenten of bestanden te ordenen en terug te vinden. Het lastige van het ordenen van documenten in digitale mapjes of fysieke ordners is dat je een document maar in 1 mapje kan plaatsen en dus maar 1 wijze van ordening kan gebruiken. Deze wijze van ordening is voor de ene afdeling heel handig, maar voor een andere afdeling weer niet.
In de praktijk komen we dan ook vaak organisaties tegen waarbij documenten vele malen worden opgeslagen. Een e-mail met een getekende offerte, staat in de mailbox van de accountmanager, in het mapje op de netwerkschijf van de accountmanager, maar ook in die van de afdeling facturatie, in die van de projectleider of productie manager. Oh ja… en waarschijnlijk ook nog wel een keer of 3 geprint in ordners of hangmappen.
| [fa-icon= 'exclamation-circle'] | Wist je dat 40% van de bedrijven papier archiveert omdat het belangrijke informatie is en dat 56% nog denkt dat een natte handtekening nodig is voor een overeenkomst, contract of bewijslast? |
Meervoudige opslag kost veel ruimte (fysieke ruimte, of digitale ruimte) en vertraagt het zoeken. Professionals besteden 5 tot 15 procent van hun tijd aan het lezen van informatie, maar tot 50% aan het zoeken ernaar. Daarnaast is het niet eenduidig welk document leidend is. Meervoudige opslag is dus geen optie, maar enkelvoudige structuur ook niet.
De ideale wereld!
De ideale wereld is dus enkelvoudige opslag en meervoudige structuur. Deze wijze van organiseren is vrijwel onmogelijk in een mappen structuur zoals bij fysiek archiveren, of in Windows verkenner. Hiervoor is specifieke software ontwikkeld die Document Management Software (DMS) wordt genoemd. Deze software stelt jou en jouw organisatie in staat om documenten enkelvoudig op te slaan, maar door middel van metadata en koppelingen op veel verschillende manieren terug te vinden.
Wil je meer weten over het structureren van (digitale) documenten of weten hoe je de productiviteit van jouw documenten kan verhogen? Lees dan hieronder onze nieuwste whitepaper!
