Doclogic Blog

Het Documentair Structuur Plan voor het onderwijs zorgt voor grip op de complexe
informatiehuishouding binnen uw onderwijs organisatie. Het is een generieke informatieplattegrond en bevat een standaardoverzicht van de primaire en ondersteunende
werkprocessen die binnen onderwijsinstellingen worden uitgevoerd en de daarbij behorende
bewaar en vernietigingstermijnen, zoals door de Archiefwet worden voorgeschreven.

Wat regelt het Documentair structuur Plan?

Het DSP is een instrument dat uitermate geschikt is om alle belangrijke en vanuit wettelijk
perspectief archiefwaardige documenten die binnen een onderwijsinstelling voorkomen in
kaart te brengen. Het DSP brengt dus uw informatiehuishouding en informatiebeleid op een
passende wijze samen.

Om het DSP tot een effectief instrument te maken voor het op orde brengen van de
informatiehuishouding binnen het Document Management Systeem Decos JOIN zijn twee
acties vereist:

1. Het model DSP kan als basis dienen, maar moet aan de specifieke situatie op uw onderwijsinstelling worden aangepast en worden aangevuld met de documenten die verder nog binnen organisatie in gebruik zijn.

2. Het in het DSP geformuleerde informatiebeleid moet binnen JOIN worden
geïmplementeerd, zodat documenttypen automatisch aan de juiste bewaar – en
vernietigingstermijnen worden gekoppeld.

Hogeschool arNhem nijmegen is één van de eerste onderwijsinstellingen met een DSP

Hogeschool Arnhem Nijmegen (HAN) werkt als een van de eerste onderwijsinstellingen met een
Documentair Structuur Plan (DSP). Dit procesmodel is ontwikkeld in samenwerking met de
afdeling HAN Informatie Architectuur en Management (HIAM). Doclogic sprak met Yvonne van Wanrooij, archivaris bij Hogeschool Arnhem Nijmegen en projectleider Liesbeth Hoogkamp over het Documentair Structuur Plan bij de HAN.

Ingang van de HAN Campus in Arnhem

Wettelijk digitale archief

Net als andere onderwijsinstellingen heeft de HAN de plicht om archiefwaardige
documenten op de juiste wijze te archiveren. Doclogic heeft in samenspraak met archivaris
Yvonne van Wanrooij van Hogeschool van Arnhem en Nijmegen het Documentair Structuur
Plan geïmplementeerd binnen Decos JOIN. Via deze werkwijze zijn alle documenten waar
wet- en regelgeving op van toepassing is in het juiste dossier in Decos JOIN opgenomen. Dit
model DSP kan uiteraard worden aangepast aan de specifieke situatie met bijbehorende
ordening binnen uw onderwijsinstelling, zodat automatisch het wettelijk kader in acht wordt
genomen.

Het DSP zorgt voor duurzamere inrichting van het digitale wettelijke archief

Volgens Yvonne van Wanrooij heeft het DSP veel betekend voor de manier van werken binnen de hogeschool. “Er is een hele nieuwe inrichting gerealiseerd waar medewerkers en afdelingen, die met hun informatie het wettelijk archief ondersteunen, op zijn aangesloten. Deze procesgerichte inrichting in JOIN is een onderdeel van het organisatie breed implementeren van het DSP en wordt van hoger af steeds breder ingezet binnen de afdelingen van de HAN.

Yvonne: “Voor mij als archivaris heeft dit meerwaarde omdat het de selectielijst en het bestandsoverzicht optimaal ondersteunt, daarbij komt dat de documenten op een wettelijke manier worden geborgd. Een gebruiker kan niet direct de meerwaarde van het DSP inzien, terwijl die er wel degelijk is. We merken dat men zich soms afvraagt welke processen bij hun werkzaamheden horen, maar doordat het model steeds breder vanuit JOIN wordt ingezet wordt het ook langzamerhand herkenbaarder.”

Uiteindelijk zorgt het Documentair Structuur Plan volgens Liesbeth Hoogkamp, ook voor een duurzamere inrichting van Decos JOIN. “We gaan in het begin van het nieuwe jaar over naar een nieuwe organisatiestructuur en als je een inrichting had gehad op basis van faculteiten en instituten dan had je alles moeten omgooien. Met een procesgerichte inrichting kun je gewoon verder.

“Dit is voor ons een aanzienlijk voordeel en straks voor de gebruiker dus ook. Want een
academie die verantwoordelijk is voor een accreditatie kan gewoon kijken in de dossiers die
al gevormd zijn. Anders was die faculteit straks afgesloten geweest. Daarom denk ik dat een
HAN-breed procesmodel in de nabije toekomst zijn vruchten gaat afwerpen. Niet alleen voor
het gebruik van een document management systeem, maar straks voor iedereen die hier
werkzaam is”, aldus Yvonne.

Meer weten?

Een procesgerichte DSP inrichting ter ondersteuning van het Wettelijk Digitale Archief biedt een duidelijke meerwaarde binnen de keten. Wilt u meer weten, leest u dan het volledige artikel van de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen.