Een last-minute vergadering of even snel een overleg tussendoor. Dagelijks hebben we hier mee te maken. Deze vergaderingen vreten kostbare energie en gaan ten koste van de productiviteit. Maar vaak laten we dit gewoon toe of herkennen we een slechte vergadering niet. Daarom delen wij in dit artikel de vier grootste struikelblokken van ad-hoc vergaderen.
1. Werken zonder agenda
Bij veel vergaderingen, met name bij ad hoc vergaderingen, wordt er vergaderd zonder enige gebruik van agenda. Dit maakt dat vergaderingen in veel gevallen inefficiënt en rommelig verlopen. De vergaderdeelnemers blijven langer bij een onderwerp hangen, zo worden andere vergaderpunten snel vergeten of overgeslagen. Uit onderzoek blijkt dat maar liefst 63% niet gebruik maakt van een agenda bij een vergadering.
2. Onproductief vergaderen kost geld
Uiteraard, het is een cliché: “tijd is geld”, echter geldt dit heel erg voor vergaderen. Er wordt vaak te lang bij een onderwerp stil gestaan, daardoor blijft er minder tijd over voor de overige onderwerpen van de vergadering. Dit zorg ervoor dat er onderwerpen dus óf onbesproken/afgeraffeld worden óf de vergadering nog langer duurt en neemt dus extra tijd in van alle vergaderdeelnemers.
Wereldwijd wordt er ruim 37 miljard dollar verspild aan het niet efficiënt vergaderen.
3. Niet de juiste documentatie
Wat ook een veel voorkomend probleem is, is dat vergaderdeelnemers vaak niet beschikken over de juiste documentatie tijdens een vergadering. Dit zorgt voor een inefficiënte vergadering met een vergadering die in de meeste gevallen ook nog uitloopt. De oorzaak, het niet beschikken over de juiste documentatie, heeft als gevolg het zojuist beschreven extra geld dat het kost voor een organisatie.
Uit onderzoek blijkt dat 28% van de vergaderdeelnemers niet beschikt over de juiste documentatie. Dit betekent dat bij elke (ad-hoc) vergadering met vier collega's één collega dus niet de juiste documentatie tot zijn of haar beschikking heeft. Dat zorgt vaak voor het uitlopen van een vergadering.
4. De extra duur van een vergadering
Wist je dat een gemiddelde vergadering ongeveer anderhalf uur in beslag neemt? Dat terwijl een productieve vergadering een uur of minder hoort te duren. Een vergadering die een uur of minder in beslag neemt zorgt voor een productievere werksfeer en meer relevante uitkomsten. Daarnaast bespaart het niet alleen tijd, maar wordt de vergadering door de meeste deelnemers ook als relevanter beschreven. De kortere vergaderingen binnen de organisatie zullen uiteindelijk ook meer positievere uitkomsten hebben.
Alles bij elkaar opgeteld is efficiënt vergaderen iets waar iedere organisaties naar zou moeten streven.
De oplossing?
Wij hebben met Minute dé oplossing voor jouw organisatie in handen. Met Minute wordt zowel tijd als geld bespaard. Zo haal je veel meer uit de vergadering.
Belangrijkste eigenschappen van Minute:
- Een actie gerichte agenda, die op ieder moment gemaakt kan worden
- Een compleet overzicht van de openstaande taken uit de vorige meeting.
- Altijd de juiste documentatie bij de hand.
Een goede en efficiënte vergadering heeft goede uitkomsten als gevolg. Ook hoeft er geen papier te worden gebruikt om de documentatie op orde te hebben. Het overgaan op papierloos werken bespaart al snel €250 per werknemer (Brussels Instituut voor Milieubeheer, 2016). Op alle problemen die jij wellicht ook momenteel ervaart binnen jouw organisatie biedt Minute een oplossing.
Wij geloven dat papierloos vergaderen de toekomst heeft. Op wat voor manier je ook gaat vergaderen. Of het nu een ad-hoc vergadering, korte meeting of een vergadering van de Raad van Bestuur is.
