Sinds 2019 is het mogelijk om vanuit JOIN bestanden te anonimiseren met de softwareoplossing van DataMask. Aan de behoefte voor een slimme oplossing om documenten te anonimiseren kunnen verschillende redenen ten grondslag liggen.
Wettelijk kader
Sommige organisaties hebben de verplichting om documenten openbaar te maken aan een burger of een andere organisatie zoals bij een verzoek op grond van de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB). Daarbij is het uiteraard van belang dat uw organisatie beoordeelt welke gegevens openbaar gemaakt mogen worden voor het specifieke doel wat u wenst te bereiken. Omdat de AVG van toepassing is dient er bij het verwerken van persoonsgegevens in documenten, in verschillende scenario’s, dataminimalisatie plaats te vinden.
Dit was voor Doclogic en DataMask de aanleiding om de krachten te bundelen en samen te gaan werken aan een integratie, zodat u snel aan de slag kunt met het anonimiseren van bestanden via JOIN .
Werkwijze koppeling JOIN - DataMask
Werking koppeling JOIN - DataMask
Indien een gebruiker binnen JOIN gebruik wenst te maken van de software van DataMask kan dat op zeer eenvoudige wijze. Op de bij de implementatie ingerichte JOIN-Document collecties krijgt u een extra knop binnen JOIN: “anonimiseren”. Met deze knop start u het proces van anonimiseren van bestanden. Vanuit JOIN wordt de software van DataMask (die in de Cloud of on premise kan staan) aangeroepen. Na afronding van het anonimiseringsproces in DataMask, keert u gewoon terug waar u in JOIN bent gebleven.
Het anonimiseren-icoon in JOIN
Werking DataMask
Binnen DataMask heeft u de mogelijkheid om te gaan anonimiseren met behulp van slimme functionaliteiten zoals patroonherkenning, blacklisting van woorden, herkenning handtekeningen of reguliere expressies (email, BSN of IBAN). De software detecteert deze termen en biedt u als gebruiker deze suggesties ter anonimisering aan.
Daarnaast is het mogelijk om als gebruiker van de software zelfstandig keuzes te maken over informatie in een document dat u wenst te anonimiseren, daarbij maakt het niet uit of de data uit tekst of plaatjes bestaan.
De software voldoet aan alle eisen ten aanzien van anonimiseren. Indien alle persoonsgegevens geanonimiseerd zijn met de DataMask software, is de AVG niet langer van toepassing, simpelweg omdat er geen persoonsgegevens meer voorkomen in het document en de verwerking 100% onomkeerbaar is geworden.
Belangrijk gegeven is dat anonimiseren met de huidige stand van de techniek niet volledig geautomatiseerd kan. De software van DataMask kan daarbij wel volledig assisteren. Advies is om altijd het geanonimiseerde bestand, voor openbaarmaking, door een 2e paar ogen te laten controleren. Dit proces kan tevens binnen DataMask / JOIN worden ingericht.
|
|
99% goed geanonimiseerd = 100% kans op een datalek "Als organisatie bent u verplicht om passende, technische maatregelen te treffen als het gaat om beveiligen van persoonsgegevens die u gebruikt en deelt met anderen. De anonimiseringssoftware van DataMask vermindert de kans op een datalek door gebruik te maken van slimme algoritmes." - Martijn de Jong, DataMask |
Implementatie van de oplossing
Het implementeren van de koppeling is relatief eenvoudig. Als de software beschikbaar is van DataMask realiseren we binnen enkele dagen een koppeling, zodat u aan de slag kan!
De belangrijkste voordelen van deze koppeling tussen JOIN en DataMask:
- Cloud of on premise hebben van JOIN en/of DataMask maakt niet uit;
- Eenvoudig, veilig en betrouwbaar anonimiseren van bestanden;
- Snel geïmplementeerd.
|
|
“Met deze oplossing kunnen wij eenvoudig en efficiënt informatie op hoogwaardige wijze en AVG-proof anonimiseren. Met Doclogic hebben wij hierin een partner die ons optimaal ondersteunt.” - Albert-Jan Kooijman, Informatiemanager | Gemeente Staphorst |
Doclogic en DataMask hebben deze oplossing geïmplementeerd bij meerdere organisaties, waaronder Waterschappen en Gemeentes.
Meer weten over ANONIMISEREN?Wil jij weten hoe je JOIN en DataMask kan inzetten voor jouw organisatie?
|
