Doclogic Blog

Gemakkelijk en slim bestanden anonimiseren in JOIN

[fa icon="clock-o"] 14-apr-2020 9:00:00 [fa icon="user"] Patrick Talen [fa icon="folder-open'] JOIN, Integraties, DataMask, Anonimiseren

Sinds 2019 is het mogelijk om vanuit JOIN bestanden te anonimiseren met de softwareoplossing van DataMask. Aan de behoefte voor een slimme oplossing om documenten te anonimiseren kunnen verschillende redenen ten grondslag liggen.

Wettelijk kader

Sommige organisaties hebben de verplichting om documenten openbaar te maken aan een burger of een andere organisatie zoals bij een verzoek op grond van de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB). Daarbij is het uiteraard van belang dat uw organisatie beoordeelt welke gegevens openbaar gemaakt mogen worden voor het specifieke doel wat u wenst te bereiken. Omdat de AVG van toepassing is  dient er bij het verwerken van persoonsgegevens in documenten, in verschillende scenario’s, dataminimalisatie plaats te vinden.

Dit was voor Doclogic en DataMask de aanleiding om de krachten te bundelen en samen te gaan werken aan een integratie, zodat u snel aan de slag kunt met het anonimiseren van bestanden via JOIN . 

 

JOIN - DataMask

Werkwijze koppeling JOIN - DataMask

 

Werking koppeling JOIN - DataMask

Indien een gebruiker binnen JOIN gebruik wenst te maken van de software van DataMask kan dat op zeer eenvoudige wijze. Op de bij de implementatie ingerichte JOIN-Document collecties krijgt u een extra knop binnen JOIN: “anonimiseren”. Met deze knop start u het proces van anonimiseren van bestanden. Vanuit JOIN wordt de software van DataMask (die in de Cloud of on premise kan staan) aangeroepen. Na afronding van het anonimiseringsproces in DataMask, keert u gewoon terug waar u in JOIN bent gebleven.

Werking JOIN -DataMask

 

 

 

 

 

Het anonimiseren-icoon in JOIN

Werking DataMask

Binnen DataMask heeft u de mogelijkheid om te gaan anonimiseren met behulp van slimme  functionaliteiten zoals patroonherkenning, blacklisting van woorden, herkenning handtekeningen of reguliere expressies (email, BSN of IBAN). De software detecteert deze termen en biedt u als gebruiker deze suggesties ter anonimisering aan.

Daarnaast is het mogelijk om als gebruiker van de software zelfstandig keuzes te maken over informatie in een document dat u wenst te anonimiseren, daarbij maakt het niet uit of de data uit  tekst of plaatjes  bestaan.

De software voldoet aan alle eisen ten aanzien van anonimiseren. Indien alle persoonsgegevens geanonimiseerd zijn met de DataMask software, is de AVG niet langer van toepassing, simpelweg omdat er geen persoonsgegevens meer voorkomen in het document en de verwerking 100% onomkeerbaar is geworden.

Werking DataMask

Belangrijk gegeven is dat anonimiseren met de huidige stand van de techniek niet volledig geautomatiseerd kan. De software van DataMask kan daarbij wel volledig assisteren. Advies is om altijd het geanonimiseerde bestand, voor openbaarmaking, door een 2e paar ogen te laten controleren. Dit proces kan tevens binnen DataMask / JOIN worden ingericht.

 

Martijn de Jong

 

99% goed geanonimiseerd  = 100% kans op een datalek

"Als organisatie bent u verplicht om passende, technische maatregelen te treffen als het gaat om beveiligen van persoonsgegevens die u gebruikt en deelt met anderen. De anonimiseringssoftware van DataMask vermindert de kans op een datalek door gebruik te maken van slimme algoritmes."

- Martijn de Jong, DataMask

Implementatie van de oplossing

Het implementeren van de koppeling is relatief eenvoudig. Als de software beschikbaar is van DataMask realiseren we binnen enkele dagen een koppeling, zodat u aan de slag kan!

De belangrijkste voordelen van deze koppeling tussen JOIN en DataMask:

  • Cloud of on premise hebben van JOIN en/of DataMask maakt niet uit;
  • Eenvoudig, veilig en betrouwbaar anonimiseren van bestanden;
  • Snel geïmplementeerd.

 

 Albert-Jan Kooijman

 

“Met deze oplossing kunnen wij eenvoudig en efficiënt informatie op hoogwaardige wijze en AVG-proof anonimiseren. Met Doclogic hebben wij hierin een partner die ons optimaal ondersteunt.”

- Albert-Jan Kooijman, Informatiemanager | Gemeente Staphorst 

Doclogic en DataMask hebben deze oplossing geïmplementeerd bij meerdere organisaties, waaronder Waterschappen en Gemeentes.

Meer weten over ANONIMISEREN?

Wil jij weten hoe je JOIN en DataMask kan inzetten voor jouw organisatie? 
Neem dan contact op met Richard Dobbe of Patrick Talen

Direct-Contact

Patrick Talen

Written by Patrick Talen

"Samen met u kijk ik op realistische en eerlijke wijze naar uw ambities in digitaal samenwerken met daarbij een gezonde dosis humor. Ik sta voor het gezamenlijk resultaat, dus graag tot binnenkort"

OP DE HOOGTE BLIJVEN?

Inschrijven

Recente updates

Volg ons ook op: