Een digitale, of elektronische handtekening is rechtsgeldig, maar hoe zorg je voor de juiste bewijskracht voor een digitale ondertekening?
Een elektronische handtekening heeft een zelfde juridische waarde als een natte handtekening. De elektronische handtekening moet wel voldoen aan bepaalde eisen in het kader van de bewijskracht. Bijvoorbeeld het vastleggen van de identiteit van de ondertekenaar, transparantie van het ondertekenproces, authenticiteit en de raadpleegbaarheid.
Vormen van elektronische handtekeningen
Volgens de wet zijn er drie vormen van een rechtsgeldige digitale handtekening, met elk een eigen proces.
- De gewone elektronische handtekening (een scan van de natte handtekening);
- De geavanceerde elektronische handtekening, middels processtappen;
- De gekwalificeerde elektronische handtekening, middels een gekwalificeerd certificaat.
Elke vorm heeft zijn eigen identificerende kenmerken die de betrouwbaarheid van het proces en de bewijskracht tonen. Voorbeelden van deze kenmerken zijn e-mailadres, ip-adres, mobiel telefoonnummer, maar ook DigiD, iDiN, eHerkenning of een gekwalificeerd certificaat. Deze kenmerken worden middels een PKI sleutel aan het document gehecht.
Goede vastlegging zorgt voor sterke bewijskracht
Voordat een document wordt ondertekend ,is het belangrijk dat het proces op een betrouwbare manier is vastgelegd. Een onjuist afgedekt proces kan een lage bewijskracht hebben. Daarom is het essentieel om de juiste handtekening en bewijskracht voor jouw documenten te bepalen.
Vraag jezelf af of een handtekening überhaupt nodig is en zo ja in welke vorm. Dan is het belangrijk om te kijken naar de benodigde bewijskracht in het proces, wie het moet ondertekenen en de eisen van de toezichthouders.
Kies voor betrouwbare software
Een gebruikersvriendelijk ondertekenoplossing, zoals ondertekenen.nl, kan je helpen om alle bovenstaande zaken goed in te richten. Een dergelijke oplossing waarborgt de integriteit van een document en maakt het gebruik van diverse middelen ter authenticatie.
Daarnaast neemt een dergelijke oplossing altijd de laatste wet- en regelgeving in acht, zodat je als organisatie altijd op de hoogte bent en niet voor verrassingen komt te staan.
Digitale document direct wettelijk gearchiveerd in Decos JOIN
De JOIN Connect koppeling tussen JOIN en Ondertekenen.nl, zorgt ervoor dat documenten die in JOIN beschikbaar zijn direct geautomatiseerd via een gekwalificeerde, rechtsgeldige handtekening digitaal ondertekend kunnen worden. Daarnaast zorgt de koppeling er ook voor dat ondertekende documenten weer automatisch in Decos JOIN terecht komen.
