Digitaal Samenwerken

DIRECT SUPPORT

Doclogic Blog

7 Succesfactoren van papierloos vergaderen

[fa icon="clock-o"] 23-dec-2015 10:38:46 [fa icon="user"] Willem Lammerts [fa icon="folder-open'] Papierloos vergaderen


7 succesfactoren voor papierloos vergaderen

Sinds de lancering van de iPad in 2010 is het gebruik van tablets in hoog tempo toegenomen, ook in zakelijke omgevingen. Een van de functies waarvoor tablets uitermate geschikt zijn is het vervangen van papier tijdens vergaderingen, oftewel Papierloos Vergaderen. Maar wat is noodzakelijk om papierloos vergaderen te laten slagen? Lees in deze blog alle 7 succesfactoren.


1. Bepaal je doelen

Papierloos vergaderen en digitaal werken is een trend, en misschien wel een hype. Net als “het nieuwe werken”, “zaakgericht werken” en “cloud computing”. Allemaal mooie woorden, maar het volgen van trends moet geen doel op zich zijn. Een keuze voor een bepaalde manier van werken moet gedreven worden door de doelen die je als organisatie wenst te bereiken. Stap 1 bij het implementeren van papierloos vergaderen is dan ook het in kaart brengen van deze doelen, zodat een business case gemaakt kan worden en na afloop de investering kan worden beoordeeld.

Een simpel doel als “het besparen van papier” kan genoeg zijn als de organisatie milieubewust wenst te werken. Uiteraard zijn er legio doelen mogelijk zoals  “efficiënter vergaderen”, “besparen op print en kopieer kosten”, “reduceren van voorbereidingstijden” of “plaats en tijd onafhankelijk kunnen werken”. De keuze van de vergaderoplossing hangt sterk af van de doelen die de organisatie voor ogen heeft

2. Breng het proces in kaart

Bij (papierloos) vergaderen ligt de focus als snel op de het daadwerkelijke overleg. Dit overleg is echter slechts het eindstation, of beter gezegd een tussenstation van het vergaderproces. Bij gestructureerde overleggen gaat het merendeel van de werkzaamheden zitten in het voorbereiden van de vergadering; het opstellen van de agenda, het verzamelen van de stukken en het printen en verspreiden van de vergaderset. Evenveel tijd gaat zitten in de werkzaamheden na de vergadering zoals het uitwerken en verspreiden van de notulen, het bijhouden van actie en besluitenlijsten en de archivering van de documenten. En dan hebben we het nog niet eens over last minute aanpassingen in de agenda’s.

Door het proces goed in kaart te brengen wordt duidelijk waar de meeste winst te behalen valt. Indien “Efficiënter vergaderen” een gewenste doelstelling is, kan een procesanalyse enorm bijdragen aan het behalen van de doelstelling. Ook de keuze voor de hard en software is erg afhankelijk van het proces. Indien er veel gestructureerde overleggen plaatvinden, is er behoefte aan een applicatie die het secretariaat ondersteund bij het beheren van deze vergaderingen. Indien de vergadercultuur wordt gekenmerkt door meer ad-hoc vergaderingen is een eenvoudige app, die het uitnodigen van collega’s en het delen van bestanden mogelijk maakt praktischer.

3. Selecteer de juiste hard- en software

Een tablet is natuurlijk een leuke gadget waar je als manager niet meer zonder gezien kan worden en misschien wel een van de eerste redenen om papierloos te willen vergaderen. Hoewel een tablet noodzakelijk is voor papierloos vergaderen, is deze waardeloos zonder de juiste software. Op basis van het proces en de belangrijkste verbeterpunten moet gekeken worden naar bijpassende applicatie(s). Hard- en software moeten daarbij ondersteunend zijn aan het proces, in plaats van dat het proces moet worden aangepast aan de beschikbare hard en software.

Uit de praktijk blijkt maar al te vaak dat een device wordt aangeschaft en achteraf niet compatible is met de gewenste software, of vice versa. De frustratie bij gebruikers is groot op het moment dat ICT uit moet leggen dat de gewenste werkwijze niet mogelijk is omdat de hard- of software dit niet ondersteund. Net als “Form Follows Function” moet hard- en software het gewenste proces ondersteunen en niet andersom. Immers, wil je snel rijden op asfalt kies je een raceauto, maar om in het bos snel te rijden kies je een 4x4.

4. Beveilig!

Het aantal devices waarop documenten kunnen worden opgeslagen is de afgelopen jaren exponentieel gegroeid waardoor documenten en informatie in grote aantallen buiten de organisatie benaderbaar zijn. Een belangrijk onderdeel, waar vaak onvoldoende  aandacht aan wordt besteed is het beveiligen van deze informatie.

Maak je gebruik van Dropbox, weet dan dat de Amerikaanse overheid meekijkt. Maak je gebruik van Bring Your Own Device, kies dan voor een app die werkt met een container technologie zoals bijvoorbeeld “GOOD” zodat je als ICT controle houdt over je bedrijfsapplicaties op de devices. Levert de organisatie de het apparaat, richt dan je mobile device policy dusdanig in dat wachtwoorden verplicht zijn en het apparaat geblokkeerd en leeggehaald kan worden in het geval van diefstal of verlies.  

5. Koppel met het DMS

De meest simpele manier om efficiënter te werken is door dubbele handelingen uit te bannen. Veel vergaderstukken komen binnen als inkomende post, of worden opgesteld als interne stukken. Door de bron applicaties, zoals een DMS of Sharepoint te koppelen aan de tool voor Papierloos Vergaderen, kunnen vergaderstukken bij creatie, of registratie al aan de juiste vergaderingen worden gehangen.

Met een druk op de knop kunnen deze documenten aan de betreffende agendapunten worden gehangen en naar de vergaderdeelnemers worden gedistribueerd. Hiermee is archivering geborgd, wordt geen dubbel werk meer gedaan en wordt voorbereidingstijd teruggebracht. Daarnaast kan een bestuurlijk besluitvormingsproces waarvan een vergadering een onderdeel is, in een DMS worden ingericht door middel van een workflow.

6. Investeer in gebruikerstraining

Het is een open deur, maar gebruikerstraining is cruciaal voor de acceptatie van gebruikers. We hebben praktijkvoorbeelden gezien van gebruikers die vergaderstukken printen, of teruggrijpen op een “ouderwets” schrift voor het maken van aantekeningen, terwijl de iPad ongebruikt in de la ligt. Naast de keuze voor een 4x4 of een raceauto (hard en software) is een rijbewijs ook “verplicht”. Leuk dat een app annotaties kan delen, maar als je niet weet hoe het moet…

Een ander (praktijk)voorbeeld is dat ondersteuners documenten printten en scanden omdat ze niet wisten hoe ze deze documenten digitaal moest omzetten naar PDF. Dit kwam naar boven tijdens een proces analyse van de gehele vergadercyclus. Over efficiency winst gesproken…

7. Maak werkafspraken

“Je kunt een auto zuinig maken, maar het indrukken van het gaspedaal heeft nog het meeste effect op het gebruik”.

Ook bij papierloos vergaderen is het gedrag van de gebruikers een van de meest cruciale factoren voor het behalen van doelstellingen. Maak duidelijke afspraken over het aanleveren van stukken, het moment van distribueren, maar ook het delen van aantekeningen bij de stukken voorafgaand aan de vergadering en maximale tijdsduur per agendapunt. De implementatie van papierloos vergaderen is een unieke kans om ook het gedrag van de vergaderdeelnemers te vormen naar een wijze waarop efficiënter gewerkt wordt. Als alle randvoorwaarden ingevuld zijn, is het aan de mensen om de doelen te behalen.


Wilt u weten of uw organisatie klaar is om over te stappen op papierloos vergaderen? Download dan hier onze whitepaper 

New Call-to-action


 

Willem Lammerts

Written by Willem Lammerts

Willem Lammerts studeerde bedrijfswetenschappen en vervult sindsdien verschillende rollen binnen diverse projecten op het gebied van digitaal werken. Willem is consultant bij Doclogic en, als specialist in Papierloos Vergaderen, nauw betrokken bij diverse implementaties op het gebied digitaal werken en papierloos vergaderen.

OP DE HOOGTE BLIJVEN?

Inschrijven

Recente updates

Volg ons ook op: