Digitaal Samenwerken

DIRECT SUPPORT

Doclogic Blog

10 manieren om bij te blijven met records management

[fa icon="clock-o"] 13-sep-2016 9:18:46 [fa icon="user"] Henry Fidder [fa icon="folder-open'] records management, RMA

10-manieren-om-bij-te-blijven-met-records-management.png

Als je gebruik maakt van een Records Management Applicatie (RMA), dan bespaar je al veel tijd doordat je altijd over de juiste versies beschikt en eenvoudig kunt aantonen hoe de werkprocessen zijn uitgevoerd.

Maar hoe haal je nou alles uit jouw applicatie en hoe zorg je nou dat iedereen binnen de organisatie achter de RMA gaat staan? We leggen het allemaal uit in deze blog: 10 manieren om bij te blijven met records management.

  1. Bepaal je metadata
    Het ene record is het andere niet. Bepaal per soort record welke metadata je wil bewaren.

    Kies hierbij alleen metadata die strikt noodzakelijk zijn. Gebruik bijvoorbeeld geen metadata als ‘postcode’ en ‘plaatsnaam’ wanneer je ook de mogelijkheid biedt om te koppelen met een adres record. 

    Maak zoveel mogelijk gebruik van automatisch berekeningen (zogenaamde macro’s) om informatie die al bekend is automatisch op te halen. Wanneer de bewaartermijn is ingevuld bijvoorbeeld, kan er kan er op basis van een startdatum automatisch een vernietigingsjaar worden berekend.

    Beperk het gebruik van metadata als ‘voor het laatst gewijzigd op’ of ‘laatst gewijzigd door’. Deze informatie is vaak terug te vinden in de audit trial functionaliteit en kan met een druk op de knop worden weergegeven. 
  1. Maak het gebruik aantrekkelijk
    Maak het gebruik van Records Management aantrekkelijk. Zorg dat gebruikers eenvoudig Records kunnen toevoegen door bijvoorbeeld de mogelijkheid te bieden e-mail op te slaan vanuit Outlook of bestanden toe te voegen aan het RMS vanuit de Windows Verkenner.

  2. Leg de voordelen uit
    Zorg de gebruikers van de RMA begrijpen wat de voordelen zijn van het gebruik van recordmanagement. Wanneer je de voordelen kent zal je eerder geneigd zijn de RMA te gebruiken om informatie te bewaren en terug te vinden.

  3. Maak je records compleet.
    Bepaal per record soort welke metadata vereist is en welke optioneel. Zorg dat een record alleen opslagen kan worden wanneer de vereiste metadata is ingevuld. Hiermee voorkom je incomplete records.

    Is het niet altijd mogelijk de vereiste metadata ineens in te voeren? Maak dan gebruik van een workflow om de vereiste metadata aan te laten vullen.
  1. Bepaal de route
    Wat moet er gebeuren nadat er een record is toegevoegd? Maak gebruik van workflow om een ‘route’ te bepalen wanneer er stappen zijn vereist ná het opslaan van een record.

    Zorg dat de workflow automatisch wordt gestart na het aanmaken van een record en gebruik een overzicht op workflows om de voortgang van meerdere records te kunnen volgen.
  1. Bepaal de unieke waarde
    Definieer per soort record de metadata die een unieke waarde moet bevatten om ervoor te zorgen hetzelfde record niet een tweede keer toegevoegd kan worden. 

    In het geval van document records bijvoorbeeld is een documentnummer een logische keuze om als unieke waarde te definiëren.

    In het geval van een adres record bijvoorbeeld kan het verstandiger zijn om de (bedrijfs)naam als unieke waarde te identificeren.
  1. Houdt het overzicht
    Een overzicht is een gefilterde weergave van records. Zo kan je bijvoorbeeld dagelijks een overzicht krijgen van alle nieuwe adresrecords die de vorige dag zijn aangemaakt. Op deze manier kan je eenvoudig controle uitoefenen op de records die worden aangemaakt. 
  1. Ruim op
    Zijn er toch incomplete, dubbele of zelfs lege records toegevoegd? Zorg dat deze zo snel mogelijk aangevuld of verwijderd worden. Ook hier kan je overzichten voor gebruiken.
  1. Vernietig of archiveer
    Gebruik vanaf de start van Records Management al metadata die gebruikt kan worden om een vernietigingsjaar of een bewaar(map)nummer te genereren.

    Al een paar jaar ná de start zijn er vaak al records die niet bewaard hoeven te worden.  Het achteraf bepalen van een vernietigingsjaar of bewaarlocatie is nogal bewerkelijk.
  1. Vernietigen in plaats van verwijderen
    Zijn er records die al vernietigd moeten worden? Gebruik dan ook echt de vernietings-functionaliteit van het RMA. Het verwijderen van een record kan namelijk eenvoudig ongedaan worden gemaakt.

 

Lees ook deze klantcase over o.a. RMA bij ROC Noorderpoort, Groningen.

Klantcase ROC Noorderpoort

Henry Fidder

Written by Henry Fidder

"Techniek begrijpelijk maken! Het vertalen van de technische werking naar een uitleg die iedereen begrijpt is één van mijn sterke punten." Installatie en beheer van JOIN, Papierloos vergaderen, Qlikview en iWriter.

OP DE HOOGTE BLIJVEN?

Inschrijven

Recente updates

Volg ons ook op: