De Wabo in Decos: De oplossing voor de gemeente Gorinchem.

Voorlopers. Dat zijn het bij de gemeente Gorinchem. Toen dan ook vier jaar geleden het nieuws kwam dat de Wabo ingevoerd zou worden, besloot de gemeente niet voor een standaardpakket te kiezen, maar het zaaksysteem Decos in te zetten. Met als gevolg dat de ambtenaren per 1 oktober zonder grote problemen alle 25 vergunningen hebben laten opgaan in één omgevingsvergunning. Daar waar andere gemeenten ploeteren met koppelingen die nog niet helemaal werken en stuiten op niet-flexibele toepassingen, daar is de gemeente Gorinchem trots op de applicatie die het samen met Doclogic ontwikkelde en implementeerde. Een applicatie die geen last heeft van kinderziektes en een complex proces als de Wabo de baas kan.

Hans van der Vliet, medewerker vergunningen, is een van de mensen van het eerste uur. Bij toen nog team Bouw en woningtoezicht, stond men voor de keus van een nieuwe vergunningenapplicatie. De omgevingsvergunning was nog in ontwikkeling. Van der Vliet: `Bij I & A zag men vier jaar geleden de mogelijke problemen die zouden kunnen ontstaan door het kiezen voor speciale procesapplicaties voor omgevingsvergunningen. `We werkten al naar tevredenheid met Decos en men voorzag dat nieuwe koppelingen niet alleen veel geld en tijd zouden kosten, maar dat die ook altijd beperkingen geven. Optimaal zou het nooit worden, terwijl wij daar als vooruitstrevende gemeente wel altijd naar streven.’

Vertrouwen in het proces

Na aftasten van de markt is besloten uiteindelijk alles af te blazen en zelf iets in Decos te maken. Doel: Het inrichten van een integraal vergunningensysteem voor alle vergunningen die in de Wabo integreren en aanhaken. Hierbij moesten vergunningen digitaal kunnen worden ingediend, behandeld en opgeslagen om de verantwoordelijkheden, continuïteit en kwaliteit te waarborgen. Van der Vliet: `We gingen het zogezegd op de Gorinchemse manier doen, samen met onze businesspartner Doclogic! Aanvankelijk zagen een paar mensen wel een beetje tegen het proces op, maar de meesten hadden er zin en vertrouwen in!’

Zaakgericht digitaal werken

Volgens Tom Buys van Doclogic was zijn rol in dat eerste stadium voornamelijk één van meedenken en adviseren. `De medewerkers van Gorinchem weten alles van de vergunningen en wij hebben veel kennis van het Decos zaaksysteem. Samen weten we eigenlijk alles wat we moeten weten. Er is veel van elkaar geleerd, zodat we iets goeds konden creëren. Doel was het creëren van een Wabo-oplossing in het DMS Decos Document web-edition. Dat we meteen zouden opereren in de `Champions League van zaakgericht digitaal werken’ hadden wij ook niet verwacht, maar geeft wel mooi het ambitieniveau van Gorichem weer. Dat wij als gevolg daarvan nu ook vergunningsspecialisten zijn, is mooi meegenomen!’

Alle processen vinden plaats binnen het zaaksysteem van Decos

Er werd een werkgroep geformeerd, waar onder meer applicatiebeheerder Martijn Mensen, Tom Buys, medewerkers van DIB, automatisering en verschillende vergunningen in plaats nam. Van der Vliet: `We zijn begonnen met een inventarisatie. Wat is er nodig, welke vergunningen moeten er in de oplossing, welke werkprocessen zijn er en hoe kunnen we voldoen aan de wettelijke eisen? Na het opstellen van het plan van aanpak, maakte Doclogic de planning en kon iedereen aan de slag. Omdat de Wabo een paar keer is uitgesteld, waren wij er in juli eigenlijk al helemaal klaar voor. In september hebben we de kick off gehad en inmiddels draait het prima. Alle processen vinden plaats binnen het zaaksysteem van Decos.’

Hoe werkt de Wabo in Decos

Elke hoofdaanvraag, het omgevingsvergunningproject, wordt geregistreerd in een apart dossierboek met de hoofdaanvragen. De bewaker van dit hoofddossier is de casemanager. Deze casemanager krijgt vanuit de hoofdaanvraag een generieke ‘casemanager” workflow. Hierin wordt met name de doorlooptijd bewaakt aan de hand van acties die altijd nodig zijn zoals toetsen, publiceren, verlenen of weigeren en factureren. De deelaanvragen horende bij een hoofdaanvraag worden in een ander dossierboek opgeslagen. Deze deelaanvragen zijn gekoppeld aan de hoofdaanvraag en kennen specifieke workflows voor de behandelaren. Dit zijn inhoudelijke specialisten voor bijvoorbeeld kap-, brandveiligheid, ro, monumenten- of bouwvergunning. Door de koppeling van deze aanvragen is het mogelijk de termijnbewaking in onderlinge samenhang te bewaken.

Volledige integratie Decos zaakssyteem, wabo, financiële afhandeling, publicatie en de BAG scheelt tijd en geld

Tom Buys: `Doclogic heeft de gehele inrichting van workflows in Decos voor haar rekening genomen. Omdat Decos alle DMS functionaliteiten kent, is het erg eenvoudig brieven (standaard brieven van Vrom), digitale bestanden en vergunningen te creëren, op te slaan en automatisch gekoppeld terug te vinden in een (NEN 2082) gecertificeerd DMS. Omdat alles vanuit één applicatie gebeurt, zijn ook de overzichten ten behoeve van publicatie relatief eenvoudig automatisch te realiseren. In Gorinchem is daarnaast ook een koppeling met het financiële systeem. Hierdoor komt na afhandeling van een aanvraag min of meer automatisch een factuur uit het financiële pakket rollen aan de hand van door de behandelaar aangevinkte legesonderdelen. Dit bespaart weer tijd en dus geld. Datzelfde geldt voor de publicatiehulp. Alles wat er in een bepaalde periode aan vergunningen is aangevraagd of verleend en belangrijk is om gepubliceerd te worden, wordt geautomatiseerd naar de afdeling communicatie gestuurd. Daar komt een lijst met vaste lay-out uitrollen die op de website kan worden geplaatst of naar de media gestuurd kan worden. Inmiddels is de oplossing ook gekoppeld aan de BAG. In relevante gevallen wordt de Bagbeheerder middels een email en workflowstap automatisch op de hoogte gesteld van een nieuwe aanvraag met consequenties voor de BAGmodule.’

Accurate termijn bewaking in Decos

Groot voordeel van het werken met het zaaksysteem Decos in combinatie met de Wabo is dat de workflows flexibel in te richten zijn naar eigen smaak en inzicht. De inrichting van de boeken en de metadatavelden is voor de gemeente voor een groot gedeelte zelf vrij invulbaar. Op deze manier is een acurate termijnbewaking gewaarborgd. Van der Vliet: `Onze applicatiebeheerder kan zelf nieuwe activiteiten aanmaken, met als gevolg dat het onderhoud veel minder kost dan wanneer we dat telkens moesten uitbesteden. Grosso modo kunnen we nu veel meer zelf doen. We halen alleen Doclogic er bij als we tegen problemen aanlopen die we zelf niet kunnen oplossen.’

Betrouwbare business partner

Over de samenwerking met Doclogic is Van der Vliet erg tevreden. `Het zijn fijne en betrouwbare mensen’, zegt hij. `Ze komen hun afspraken goed na en als er onverhoopt een probleem is, bellen we en komen ze vrijwel meteen langs of werken op afstand om het probleem te verhelpen. Als we het traject moesten overdoen, zouden we het zo weer doen. Dit is toch een beetje ons gezamenlijk kindje geworden. Daarbij voelt het natuurlijk best lekker dat alles bij ons prima draait, terwijl we weten dat er bij andere gemeenten nogal wat problemen zijn. We zouden het daarom leuk vinden als er meer gemeenten zouden zijn die besluiten om hun Wabo oplossing in Decos te integreren. Dan kunnen we in de toekomst wellicht van elkaar leren en samen zaken ontwikkelen. Er blijven immers dingen in de wet spelen, waar we op moeten anticiperen.’     

Wilt u meer weten over de Wabo in Decos, klik dan hier! Of bel 0522-442961. 

De Wabo in Decos, wat is er nodig om dit te realiseren

De Wabo in Decos zet je niet zomaar even aan. Naast een gedegen plan van aanpak en de nodige inspanningen in de vorm van een implementatie en consultancy traject gelden de volgende randvoorwoorden: 

• Een zaakinrichting in Decos
• De Decos modules: PDF Formulieren, koppeling met Basisregistraties en de XML import
• CutePDF