Twee maal per jaar organiseert Doclogic een Expertsessie voor klanten uit de Onderwijs en de Zorg branche. Deze expertsessies staan in het teken van de trends op het gebied van digitaal werken en de laatste ontwikkelingen uit de branche. Een van de onderwerpen van de expertsessie op 30  november 2017 was “de do’s en don’ts van digitaal werken implementaties”.

Projectleiders, functioneel beheerders en beleidsmedewerkers deelden hierbij hun ervaring met projecten op het gebied van digitaal werken en wat er voor nodig is om een project tot een succes te maken. Geen uitgebreide theorieën of buzz woorden, maar ervaringen uit de praktijk! Deze ervaringen willen we graag delen en hebben we samengevat in deze blog.

Scrum en Agile

In de inleiding gaven we aan dat we geen buzz woorden zouden gebruiken. Echter een van de meest gemaakte opmerkingen is dat het ontzettend lastig is om een inrichting te bedenken, zonder te weten hoe een systeem werkt. Toekomstige gebruikers vragen om een (functioneel) ontwerp goed te keuren is dan ook niet verstandig, want de kans dat dit ontwerp beschrijft wat ze willen is beperkt. Het advies is om in zo kort mogelijke tijd een vereenvoudigde best practice neer te zetten zodat gebruikers het systeem kunnen ervaren. Op basis van deze ervaringen kunnen gebruikers beter aangeven wat ze willen. Dus niet alles in detail uitwerken, maar zo snel mogelijk starten met een (concept) inrichting en daarna stukje bij beetje het systeem verbeteren.

Keep it simple

Een van de veel gemaakte fouten is dat het systeem en daarmee het project te complex wordt. Naast het zo snel mogelijk laten ervaren van het systeem is het ook belangrijk om het zo simpel mogelijk te houden. Zet alle ongebruikte features uit en houd de inrichting zo begrijpelijk mogelijk. Natuurlijk is het interessant om een proces zo veel mogelijk te verbeteren, maar soms is het verstandiger om het digitale proces zo dicht mogelijk bij het analoge proces te houden. Dit is herkenbaar voor de gebruikers zodra deze gewend zijn aan het proces, kan deze stap voor stap geoptimaliseerd worden.

Faseren

Hierboven beschreven we al dat eenvoudig beginnen een belangrijke “Do” is. Start ook met een beperkte groep gebruikers. Deze gebruikers moeten zowel enthousiast als positief kritisch zijn. Door met een klein groepje te starten blijft het project behapbaar en zijn eventuele issues goed te managen. Door duidelijk aan te geven dat deze gebruikers de pilot groep zijn kun je de verwachtingen managen en worden kinderziektes als minder problematisch ervaren. Sluit de pilot altijd af met een evaluatie zodat de lessons learned van de pilot kunnen worden gebruikt bij de verdere uitrol.

Procesgericht

Onze klanten gaven aan veel baat te hebben bij procesgerichte (danwel zaakgerichte) inrichtingen. Door een specifiek (veelgebruikt) proces in te richten is het systeem beter herkenbaar voor de gebruikers dan een generieke documentgerichte inrichting. Tevens zijn inrichtingsonderdelen zoals autorisaties en rollen bekender bij het inrichten van een proces. Als het bovendien een erg papier en arbeidsintensief proces is, verhoogt de efficiency winst van het digitaal werken ook nog eens de acceptatie van het systeem.

Eigenaarschap

Een informatiemanager vroeg mij eens wat het succes was van een implementatie van een Document Management Systeem, omdat hij te vaak implementaties had zien mislukken. Wat mij betreft is de meest belangrijkste driver voor het slagen van een project, het eigenaarschap. Dit eigenaarschap is noodzakelijk op 2 niveaus; uitvoerend en aansturend. Op het uitvoerende niveau is een gedegen en enthousiaste applicatie of functioneel beheerder goud waard. Iemand die pro actief bij gebruikers langs gaat om te vragen hoe het gaat, wat er beter kan en waar de gebruikers mee zijn geholpen. Zowel bij nieuwe klanten als bij klanten waar het systeem al een tijd draait draagt dit enorm bij aan de acceptatie en optimalisatie van het systeem. Daarnaast is ook eigenaarschap op het niveau van bestuur of hoger management cruciaal. Deze eigenaar kan voldoende resources beschikbaar stellen en afdwingen dat het systeem daadwerkelijk gebruikt wordt.

Whats in it for me?

Van nature is de mens egoïstisch en daar hoeft op zich niets mis mee te zijn. Wel is het verstandig om in het achterhoofd te houden bij de implementatie van een nieuw systeem. Een verandering moet voordelen met zich meebrengen. Vaak zijn deze voordelen wel bekend en zichtbaar op management niveau, maar niet altijd op het niveau van de gebruiker. Door er voor te zorgen dat een verandering ook directe voordelen heeft voor de gebruikers, zijn gebruikers sneller geneigd de verandering te accepteren. Ook het vertalen van de voordelen die de verandering voor de organisatie heeft, naar voordelen voor de gebruiker zorgt er voor dat gebruikers het systeem sneller omarmen.

Nazorg

Alle deelnemers van de expertsessie waren het eens dat het meest onderschatte deel van het project “nazorg” was. Vaak is de ondersteuning na livegang de sluitpost van het projectbudget en is de veronderstelling van het management dat de gebruikers er wel uit komen. Zoals aangegeven bij het eigenaarschap door de beheerders is een belangrijke succesfactor dat gebruikers voldoende ondersteund worden zodra ze daadwerkelijk met het systeem aan de slag gaan. Soms is dit pas tot zes weken na livegang.

Samengevat:

Kort samengevat zijn de volgende do’s en don’ts de sleutel tot een succesvolle implementatie van een digitaal werken oplossing zoals een Document Management Systeem of Papierloos Vergaderen.

Digitaal werken voor jouw organisatie?

Is jouw organisatie klaar om digitaal te werken? Download snel de checklist en je weet direct waar je aan toe bent!