Het nieuwe werken, papierloos werken, digitaal werken, flexwerken… Allemaal termen voor een nieuwe wijze van werken die beter, goedkoper, efficiënter, maar vooral ook leuker moet zijn.
Aangewakkerd door de technologische revolutie van de afgelopen decennia, zou iedere (kennis) organisatie in staat moeten zijn digitaal te kunnen werken.
Maar wat is daar exact voor nodig? Doorloop de volgende checklist en kijk of jouw organisatie over alle ingrediënten beschikt om digitaal te kunnen werken!
Cultuur en Mindset
Een juiste werkcultuur draagt er aan bij dat digitaal werken vanzelfsprekend is en (werk)afspraken worden nageleefd. In je eentje digitaal werken heeft vele malen minder effect dan wanneer je gezamenlijk (uniform) digitaal werkt. In dit geval is 1 + 1 zeker 3! Hiervoor is nodig:
- Een sponsor op het hoogste niveau, die de daad bij het woord voegt (practice what you preach)
- Medewerkers moeten eigen verantwoordelijkheid kunnen nemen
- Management moet sturen op output in plaats van op aanwezigheid
- Duidelijke werkafspraken; wie doet wat
- Open communicatie, elkaar durven aanspreken op gedrag en resultaten
Hardware & Infrastructuur
Om digitaal te kunnen werken, moet je (altijd en) overal bij je spullen kunnen. Een goede ICT infrastructuur en hardware is hiervoor een basis vereiste. Denk hierbij aan:
- Een snel en stabiel (draadloos) netwerk
- Virtuele werkstations, zodat alle software overal beschikbaar is
- Een “flexibel” kantoorpand met flexplekken
- Mobile devices zoals laptops, tablets en smartphones, afgestemd op de werkzaamheden van de medewerker
- Scanners, om digitaal te kunnen maken wat nog op papier is
- Remote toegang en goede beveiliging!
Software
Naast het “bij je spullen kunnen” is het ook noodzakelijk dat medewerkers én management over de juiste tools beschikken om de werkzaamheden goed uit te voeren, zoals:
- Communicatie tools (E-mail, Messenger, Skype)
- Digitale vergadertools (OurMeeting, Minute)
- Opslag en samenwerken aan documenten (Document Management, JOIN, Sharepoint)
- Digitale Management rapportage tools om te sturen op output (Qlikview)
Processen
Als je over alle basisbehoeften en tools beschikt om digitaal te kunnen werken, is het wel noodzakelijk dat de werkzaamheden (zoveel mogelijk) digitaal kunnen worden uitgevoerd. Volg hierbij de volgende punten:
- Digitaliseer je processen, waarbij elke stap digitaal kan worden afgehandeld
- Digitaliseer de onderdelen die nu nog niet digitaal zijn (herontwerp waar nodig)
- Maak processen lean, zorg voor zo min mogelijk wachttijden
- Zorg voor duidelijke procesverantwoordelijke
Integratie
Integratie tussen applicaties zorgt voor meer gebruikersgemak en verbeterde efficiency. Gebruikers hoeven niet meerdere keren in te loggen, maar kunnen eenvoudig tussen applicaties switchen, of hoeven minder applicaties te gebruiken. Integratie is de laatste stap in het optimaliseren van digitaal werken. Zorg er voor dat:
- Processen kunnen worden afgehandeld in primaire applicaties, maar documenten éénmalig, centraal en gestructureerd worden gearchiveerd
- Gebruikers via hot keys tussen applicaties kunnen switchen
- Gebruikers eenvoudig bij alle benodigde informatie kunnen
- Gegevens maar eenmalig ingevoerd hoeven worden, of geautomatiseerd worden ingevoerd
Deze checklist is niet alleen handig als aanjager voor digitaal werken, maar ook om de huidige positie van jouw organisatie te testen. Op welke punten kan (en moet) jouw organisatie nog bijsturen om succesvol digitaal te gaan werken?
We hebben bovenstaande informatie verwerkt in een digitale checklist die je hieronder kan downloaden (uitprinten wordt niet aangeraden).
